Sendika Üye Takip Programı ve Üye Kayıt Yönetimi
Rönesis PRO Sendika Üye Takip Programı ile üye kayıtlarını, kurum ve işyeri bilgilerini, şube ilişkilerini, üyelik belgelerini ve üye hareketlerini merkezi olarak yönetin.
Tek merkezden üye kaydı
Yapılandırılabilir kayıt alanları
Otomatik belge oluşturma
Rol ve yetki tabanlı erişim
Sendikanızın İşleyişine Uygun Üye Kayıt Yapısı
Üye kayıt alanları sendikanın ihtiyaçlarına ve çalışma düzenine göre yapılandırılabilir. Kimlik, iletişim, adres, kurum, işyeri ve üyelik bilgilerinin yanında sendikaya özel bilgi alanları da kayıt sürecine eklenebilir.
Üye Kayıt Alanları
Kayıt ekranında gösterilecek bilgi grupları sendikanın çalışma yapısına göre belirlenebilir.
Kimlik
İletişim
Adres
Kurum
İşyeri
Üyelik Bilgileri
Sendikaya Özel Bilgi Alanları
Esnek Kullanıcı ve Yetki Yönetimi
Genel merkez, şube ve temsilcilik kullanıcılarının erişim ve işlem yetkileri ayrı ayrı tanımlanabilir.
Yetkilendirme yapısı kapsamında;
Üye kaydı oluşturma
Üye bilgilerini güncelleme
Üye listelerini görüntüleme ve dışarı aktarma
Üyelik belgelerini oluşturma
Elektronik imza ve KEP işlemleri
Üyelikten çekilme işlemleri
Aidat ve rapor ekranlarına erişim
Toplu bilgi güncelleme
gibi işlemler kullanıcı görevlerine göre yönetilebilir.
Doğrulamalı Üye Kayıt Süreci
Yeni üyelik işlemi T.C. Kimlik Numarası üzerinden başlatılır. Sistem, girilen numaranın geçerli yapısını ve kişiye ait mevcut aktif üyelik kaydını kontrol eder.
Doğrulama Bilgilerinin Kullanımı
Bu doğrulama yapısı, üye kartı, üyelik belgeleri, aidat kayıtları ve raporlama süreçlerinin aynı kişiyle ilişkilendirilmesini sağlar.
- Üye Kartı
- Üyelik Belgeleri
- Aidat Kayıtları
- Raporlama
Geçmiş Üyelik
Daha önce pasif duruma geçmiş üyelikler de geçmiş üyelik bilgisi olarak görüntülenebilir.
DETSİS Entegrasyonlu İşyeri Yönetimi
Üyenin görev yaptığı işyeri, DETSİS verileri içerisinden aranarak seçilir. Seçilen işyeriyle bağlantılı kurum, il ve ilçe bilgileri üyelik kaydına otomatik olarak aktarılır.
Standart işyeri verisi aşağıdaki işlemleri destekler:
Aynı işyerindeki üyelerin ortak kayıt altında gruplanmasını,
Aynı işyerine bağlı üyeler tek bir işyeri kaydı üzerinden birlikte değerlendirilebilir.
Üyelik üst yazılarında doğru kurum bilgilerinin kullanılmasını,
Üst yazılarda, seçilen işyeriyle ilişkili kurum bilgileri esas alınır.
İl, ilçe, kurum ve işyeri bazında üye dağılımının hesaplanmasını,
Üye dağılımları bu idari ve kurumsal kırılımlar üzerinden görüntülenebilir.
İşyeri ve şube bazındaki raporların düzenli oluşturulmasını
Raporlar işyeri ve şube kırılımında aynı veri yapısı üzerinden hazırlanabilir.
Otomatik Üye ve Karar Numarası
Merkezi Numaralandırma
Genel merkez, şube ve temsilciliklerin eş zamanlı gerçekleştirdiği üyelik kayıtları merkezi numaralandırma yapısı içerisinde yönetilir.
Üye Numarası
Üyelik kaydı tamamlandığında üye numarası sistem tarafından otomatik ve ardışık olarak oluşturulur.
Karar Numarası
Üyeliğin kabulü için gerekli karar numarası da üyelik kaydıyla ilişkilendirilerek otomatik olarak atanır.
Aynı Kayıt Üzerinden Takip
Üye kaydı, karar işlemi ve üyelik belgeleri aynı kayıt üzerinden takip edilir.
Bu yapı sayesinde yetkilendirilen şube ve temsilcilik kullanıcıları üyelik işlemlerini kendi ekranlarından tamamlayabilir.
Üyelik Belgelerini Otomatik
Olarak Oluşturun
Üyelik kaydında yer alan bilgiler kullanılarak aşağıdaki belgeler sistem üzerinden hazırlanabilir.
Üye ve karar numarası içeren EK-1 Sendika Üyelik Formu
Üyelik bildirimi için gerekli üst yazı
Gerektiğinde önceki sendikadan çekilme veya istifa formu
Belge şablonları sendikanın antet, başlık, imza alanı ve diğer kurumsal bilgilerine göre düzenlenebilir.
Hazırlanan belgeler görüntülenebilir, PDF olarak indirilebilir, yazdırılabilir, üye kartında arşivlenebilir veya üyeye SMS, WhatsApp ve e-posta üzerinden gönderilebilir.
EK-1 Sendika Üyelik Formu
Üyelik Üst Yazısı
İstifa / Çekilme Formu
ÇIKTI SEÇENEKLERİ
Elektronik İmza, EYP ve Entegre KEP İşlemleri
Üyelik üst yazısını elektronik imzaya sunun; EK-1 formunu EYP içinde hazırlayarak entegre KEP altyapısıyla ilgili kuruma gönderin.
Elektronik imza
Üyelik üst yazısı elektronik imza altyapısı üzerinden yetkili kişinin imzasına sunulabilir.
EYP ve KEP gönderimi
Elektronik olarak imzalanan üst yazı ile EK-1 Sendika Üyelik Formu, Elektronik Yazışma Paketi içerisinde hazırlanabilir. Oluşturulan EYP, Rönesis PRO’nun entegre KEP altyapısı üzerinden ilgili kurumun KEP adresine gönderilebilir.
Kurum ve işlem kayıtları
Kurum bilgileri, DETSİS numarası ve KEP adresi sistem üzerinden belirlenir. Gönderim ve teslim delilleri ilgili işlem kaydı içerisinde takip edilebilir.
Esnek ve Kişiselleştirilebilir
Üye Listesi
Rönesis PRO’daki üye listesi, farklı kullanıcıların çalışma ihtiyaçlarına göre düzenlenebilir.
Kullanıcılar:
Örgütlenme, üyelik, aidat veya yönetim süreçlerinden sorumlu kullanıcılar, görevlerine uygun bilgi alanlarıyla çalışabilir.
Kapsamlı Dijital Üye Dosyası
Üye kartı, üyeye ait bilgileri ve üyelik sürecinde gerçekleştirilen işlemleri aynı kayıt altında toplar.
Üye kartı içerisinde;
- Kimlik ve iletişim bilgileri,
- Üyelik bilgileri,
- Kurum ve işyeri bilgileri,
- Şube ve temsilcilik bağlantıları,
- Aidat bilgileri,
- Üyelik belgeleri,
- İletişim ve işlem geçmişi,
- Üyelik kaynağı,
- Dijital kimlik bilgileri
görüntülenebilir.
Üyeyle gerçekleştirilen SMS, WhatsApp ve diğer iletişim işlemleri geçmişe dönük olarak takip edilebilir.
Üyelik formları ve ilgili belgeler üyenin dijital dosyasında arşivlenebilir.
Üyelik Kaynağı ve Kayıt Kanalı
Üyelik kaydının;
- Genel merkez,
- Şube,
- Temsilcilik,
- Mobil uygulama,
- Dijital üyelik bağlantısı,
- Toplu Excel aktarımı,
- Fiziksel EK-1 formu
üzerinden oluşturulduğu bilgisi kayıt altına alınabilir.
Bu veriler, farklı üyelik kanallarının kullanım yoğunluğunun değerlendirilmesinde kullanılabilir.
Dijital Üye Kimlik Kartı ve Üye Erişim Bilgileri
RÖNESİS PRO
Dijital Üye Kimlik Kartı
Karekodlu dijital kimlik
Üyelik kaydı tamamlanan üye için karekodlu dijital üye kimlik kartı oluşturulabilir.
Dijital kimlik kartı sistem üzerinden üyeye gönderilebilir ve mobil uygulama içerisinde görüntülenebilir.
Üye portal ve mobil uygulama erişimi
Üye Portalı ve mobil uygulama erişim bilgileri sistem tarafından oluşturularak üyeye SMS, WhatsApp veya e-posta üzerinden iletilebilir.
Şifre yenileme işlemleri üye kartı üzerinden yönetilebilir.
Üye Dağılımı ve Dönemsel Karşılaştırmalar
Üye dağılımı verileri aylık dönemler hâlinde incelenebilir ve farklı dönemlerle karşılaştırılabilir.Bu veriler, örgütlenme çalışmalarının ve üye hareketlerinin bölgesel, kurumsal ve şube bazında değerlendirilmesine katkı sağlar.
Raporlama yapısı içerisinde;
- İl
- İlçe
- Kurum
- İşyeri
- Şube
bazındaki üye sayıları görüntülenebilir.
Aktif üye, yeni üyelik, üyelikten çekilme, net üye değişimi ve aidat gelirleri dönemsel olarak karşılaştırılabilir.
- Aktif üye
- Yeni üyelik
- Üyelikten çekilme
- Net üye değişimi
- Aidat gelirleri
Otomasyonel Üye İletişimi
Üyelik sürecinin farklı aşamalarında üyeye SMS, WhatsApp, e-posta veya mobil bildirim gönderilebilir.İletişim içerikleri sendikanın belirlediği şablonlara göre düzenlenebilir.
İletişim kanalları
- SMS
- WhatsApp
- E-posta
- Mobil bildirim
Bu kapsamda;
- Hoş geldin mesajı
- Üyelik belgeleri
- Üye Portalı ve mobil uygulama erişim bilgileri
- Üyelikten çekilme bilgilendirmesi
- Anket ve geri bildirim bağlantıları
üyeye sistem üzerinden iletilebilir.
Aidattan Düşen Üyelerin Takibi
Önceki dönemlerde aidat ödemesi bulunan ancak mevcut dönemde aidat kesintisi gerçekleşmeyen üyeler sistem üzerinden belirlenebilir.
Bu üyelere SMS, WhatsApp veya e-posta üzerinden anket gönderilerek güncel üyelik durumları öğrenilebilir.Aşağıda ki bilgiler kayıt altına alınabilir.
- Ücretsiz izin
- Emeklilik
- Vefat
- Üyelikten çekilme
- Aidat kesintisini etkileyen diğer durumlar
Elde edilen bilgiler, üye kayıtlarının güncellenmesinde ve geri kazanım çalışmalarının planlanmasında kullanılabilir.
Üyelik Durumları ve İstifa Gerekçeleri
Üyelik durumları sendikanın çalışma düzenine göre tanımlanabilir.
Üyelik Durumları
Aktif, ücretsiz izinli, kendi isteğiyle üyelikten çekilmiş, emekli ve vefat gibi durumlar ayrı kategorilerde takip edilebilir. Sendika kendi ihtiyaçlarına göre yeni üyelik durumları oluşturabilir.
- Aktif
- Ücretsiz izinli
- Kendi isteğiyle üyelikten çekilmiş
- Emekli
- Vefat
İstifa Gerekçeleri
Üyelikten çekilen kişilere gönderilen anketlerle ayrılma gerekçeleri öğrenilebilir. İstifa gerekçeleri il, ilçe, kurum, işyeri, şube ve dönem bazında analiz edilebilir.
- İl
- İlçe
- Kurum
- İşyeri
- Şube
- Dönem
Toplu Üye Aktarımı Ve Bilgi Güncelleme
Excel dosyalarında veya farklı sistemlerde bulunan üye kayıtları toplu olarak Rönesis PRO’ya aktarılabilir.
Aktarım Sürecinde
Üye kayıtları aktarım sırasında eşleştirme, karşılaştırma ve bilgi kontrolü adımlarından geçirilebilir.
- Bilgi Alanları Eşleştirilebilir
- Mevcut Üye Kayıtlarıyla Karşılaştırma Yapılabilir
- Aktif Ve Pasif Üyelik Geçmişleri Kontrol Edilebilir
- Eksik Bilgiler Tespit Edilebilir
- Üye Bilgileri Toplu Olarak Güncellenebilir
Eksik Bilgi Güncelleme
Eksik bilgisi bulunan üyeler ayrı listelerde görüntülenebilir. Seçilen üyelere bilgilerini güncellemeleri için SMS, WhatsApp veya e-posta üzerinden bağlantı gönderilebilir.
Hassas İşlemlerde İkinci Onay
Belirlenen üyelik ve aidat işlemleri ikinci yönetici onayına bağlanabilir.
İkinci Onay Yapısı
İkinci onay yapısı aşağıdaki gibi işlemlerde kullanılabilir.
İşlem Kaydı
İşlemi başlatan kullanıcı, onaylayan yönetici ve işlem tarihi sistem kayıtları üzerinden izlenebilir.
İletişim Tercihleri ve KVKK Kayıtları
Üyelerin SMS, e-posta, WhatsApp ve mobil bildirim tercihleri üye kartı üzerinden yönetilebilir.
- SMS
- E-posta
- WhatsApp
- Mobil bildirim
- Aydınlatma metni
- Açık rıza
- Ticari ileti izinleri
- İzin tarihleri
Aydınlatma metni, açık rıza, ticari ileti izinleri ve izin tarihleri sistem üzerinden kayıt altına alınabilir.
Üyenin iletişim tercihlerinde veya izin durumunda yapılan değişiklikler güncel bilgilerle birlikte takip edilebilir.
Üye Kayıt Yönetimi hakkında merak edilenler
Kayıt alanları, Excel aktarımı, doğrulama, yetkilendirme ve üye bilgilerinin güncellenmesi hakkında temel yanıtlar.
Üye bilgilerinin, kayıt alanlarının, üye numarası ve karar bilgilerinin, form ve belgelerin aynı kayıt üzerinde yönetilmesini sağlayan Rönesis PRO çalışma alanıdır.
Evet. Üye listesindeki mevcut bilgi sütunları çalışma ihtiyacına göre gösterilebilir veya gizlenebilir; sık kullanılan alanlar liste görünümünde bir araya getirilebilir.
Evet. Mevcut üye listeleri Excel üzerinden toplu aktarım yapısıyla sisteme taşınabilir.
Evet. Üye numarası ilgili üye kaydı üzerinde tanımlanabilir ve kayıtla birlikte yönetilebilir.