e-Sözleşme Sistemi
Rönesis PRO, şirketler ve diğer kuruluşlarla yürütülen sözleşmelerde belge hazırlama ile elektronik imza adımlarını bağlantılı bir ürün akışında sunar. Sözleşme sistem içinde hazırlanabilir veya hazır PDF olarak yüklenebilir; kurum içi kullanıcılar ve harici imzacılar belgeyi güvenli bağlantı üzerinden görüntüler ve e-imza işlemini tamamlar.
Editör veya PDF Yükleme
İç ve Harici İmzacı
Online E-İmza
İmza Durumu ve Nihai PDF
Sözleşmeler İki Kaynaktan İmza Sürecine Alınır
Sözleşme metni Rönesis PRO'nun evrak editöründe hazırlanabilir veya sistem dışında hazırlanmış PDF doğrudan imza sürecine eklenebilir. Her iki başlangıç yöntemi de sözleşmeyi aynı elektronik imza çalışma alanına taşır.
Sistem İçinde Hazırlanan Sözleşme
Evrak Yönetimi editörü sözleşme içeriğinin hazırlanmasını ve taslak olarak kaydedilmesini sağlar. Kayıtlı belge PDF biçiminde hazırlanarak doğrudan imza sürecinin kaynak belgesine dönüşür.
Hazır PDF Sözleşme
Sistem dışında hazırlanmış sözleşme PDF olarak yüklenebilir. Rönesis PRO belgeyi süreç taslağına ekler ve imzalama öncesinde sayfa içinde gösterir.
Sistemde hazırlanan belge veya hazır PDF, aynı e-imza sürecinde yer alır.
Sözleşme Rönesis PRO Editöründe Hazırlanabilir
Sözleşmenin başlığı ve metni Evrak Yönetimi editöründe hazırlanıp taslak olarak kaydedilir. Kayıtlı belgenin güncel sürümü imza sürecine aktarılırken PDF’ye dönüştürülür.
Sözleşme İçeriği
Başlık ve sözleşme metni aynı çalışma alanında hazırlanır.
Taslak Kaydı
Belge taslak olarak kaydedilir ve güncel sürümüyle yeniden açılabilir.
PDF Oluşturma
Kayıtlı belge elektronik imza sürecinde kullanılmak üzere PDF’ye dönüştürülür.
İmza Sürecine Aktarma
Belge kimliği ve güncel sürümü evrak listesinden yeni imza sürecine taşınır.
Hazır PDF Elektronik İmza Sürecine Eklenebilir
Sistem dışında hazırlanan sözleşme PDF olarak seçilir ve süreç ayarlarından önce sayfa içinde görüntülenir. Rönesis PRO, kaynak dosyadaki mevcut e-imza durumunu da kontrol eder.
PDF Dosyası
İmza sürecine eklenecek hazır sözleşme PDF biçiminde seçilir.
Belge Önizlemesi
Yüklenen sözleşme, katılımcı ve süreç ayarları tamamlanmadan önce görüntülenir.
Başlık Önerisi
Dosya adı uygun olduğunda Rönesis PRO süreç başlığı için başlangıç değeri hazırlayabilir; başlık kullanıcı tarafından değiştirilebilir.
Mevcut E-İmza Kontrolü
Kaynak PDF’de mevcut veya geçersiz e-imza tespit edilirse dosya, imza niteliğinin korunması amacıyla yeni sürece alınmayabilir.
Sözleşmeye Kurum İçi ve Harici Katılımcılar Eklenebilir
Sözleşmeye kurumun mevcut kullanıcıları veya sistemde hesabı bulunmayan harici kişiler eklenebilir. Harici kişi; ad, soyad, isteğe bağlı unvan ve iletişim bilgileriyle süreç katılımcısı olarak tanımlanır.
- Kurum İçi
Mevcut Kullanıcı
Kurumun mevcut kullanıcıları kişi araması üzerinden sözleşme katılımcısı olarak eklenebilir.
- Harici Kişi
Sistem Dışı Katılımcı
Rönesis PRO hesabı bulunmayan gerçek kişi, ayrı bir kullanıcı hesabı oluşturulmadan sürece eklenebilir.
Kimlik ve Unvan Bilgileri
Ad ve soyad zorunludur; unvan ve T.C. kimlik numarası gerektiğinde harici kişi kaydına eklenebilir.
Davet İletişimi
Telefon ve e-posta bilgileri, seçilen davet kanalına göre katılımcı bağlantısının iletilmesinde kullanılır.
İmza, Paraf ve Onay Görevleri Aynı Süreçte Tanımlanır
Rönesis PRO, sözleşmeye eklenen katılımcılara imzacı, paraf veya onaycı görevi tanımlanmasını sağlar. Her görev için işlem aşaması belirlenir.
Paraf Görevi
Katılımcı, sözleşmeyi inceledikten sonra paraf beyanını onaylayarak işlemini tamamlar.
İmza Görevi
İmzacı, kendisine özel bağlantıda sözleşmeyi görüntüler ve elektronik imza işlemini tamamlar.
Onay Görevi
Onaycı / Olur görevi verilen katılımcı, kendisine tanımlanan aşamada sözleşmenin onay işlemini tamamlar.
Görevlerin İşlem Sırası
Aynı aşamadaki katılımcılar birbirini beklemeden işlem yapabilir. Sonraki aşama, önceki aşamadaki tüm katılımcılar işlemlerini tamamladığında açılır.
Elektronik İmza Katılımcı Bağlantısından Başlatılır
İmzacı, kendisine özel bağlantıda sözleşmeyi görüntüler. İşlem sırası geldiğinde elektronik imzayı Rönesis PRO ekranından başlatır; geçerli elektronik imza sertifikası, imza kartı ve yerel e-imza uygulamasıyla tamamlar.
Katılımcı Alanı
İmzacı, kendisine gönderilen güvenli bağlantıyı açar.
Sözleşmeyi katılımcı ekranında görüntüler.
Rönesis PRO, katılımcının görevini ve işlem sırasını kontrol eder.
Elektronik İmza
İşlem sırası gelen imzacı, elektronik imzayı Rönesis PRO ekranından başlatır.
İmzacı, yerel e-imza uygulamasında kart ve sertifika işlemlerini tamamlar.
Süreç Sonucu
Tamamlanan elektronik imza sözleşme kaydına işlenir.
Katılımcının imza durumu ve sözleşme sürecinin durumu güncellenir.
Gerekli görev aşamaları tamamlandığında nihai imzalı PDF hazırlanır.
Görünür E-İmza Alanı PDF Üzerinde Konumlandırılabilir
Rönesis PRO, sözleşme PDF’sinde görünür bir e-imza alanı tanımlanmasını sağlar. “E-imzalıdır” görseli ile imzacının ad-soyadı ve unvanı, seçilen alan ayarlarına göre gösterilir.
PDF Üzerinde Yerleşim
Görünür alan, sözleşme PDF’sinde seçilen sayfaya yerleştirilir; konumu ve boyutu düzenlenebilir.
İmzacı Bilgileri
Ad-soyad ve unvan bilgileri görünür alana eklenebilir. Gösterilecek bilgiler alan ayarlarında seçilir.
İsteğe Bağlı Kullanım
Elektronik imza yönteminde görünür alan kullanımı süreç ayarlarından açılıp kapatılabilir.
İmza Sonucunun Takibi
Görünür alanın yerleşimi PDF üzerinde, tamamlanan e-imza bilgisi sözleşmenin süreç durumunda gösterilir.
İmza Davetleri SMS ve E-Posta Kanallarından İletilir
Katılımcıya özel imza bağlantısı SMS, e-posta veya iki kanal birlikte kullanılarak iletilir. Rönesis PRO, seçilen kanallar için gerekli iletişim bilgilerini süreç başlamadan önce kontrol eder.
Davet Kanalları
SMS Daveti
Kişiye özel imza bağlantısı katılımcının kayıtlı cep telefonuna kısa mesajla gönderilir.
E-Posta Daveti
Kişiye özel imza bağlantısı katılımcının kayıtlı e-posta adresine gönderilir.
Bağlantının Kullanım Süresi
İmza bağlantısının ne zamana kadar kullanılabileceği süreç ayarlarında belirlenir.
Süreç Kapanışına Kadar
Son tarih tanımlanmayan bağlantı, süreç kapanana kadar kullanılabilir.
Belirli Tarih ve Saat
Bağlantı için son kullanım tarihi ve saati belirlenebilir. Belirlenen süre dolduğunda bağlantı kapanır.
SMS ve E-Postanın Birlikte Kullanımı
SMS ve e-posta birlikte seçildiğinde imza bağlantısı her iki kanaldan gönderilir. Katılımcının telefon ve e-posta bilgilerinin bulunması gerekir.
Katılımcı ve İmza Durumları Aynı Ekranda İzlenir
Rönesis PRO, sözleşmenin genel durumunu ve her katılımcının görev, aşama ve işlem bilgilerini aynı süreç kaydında gösterir. Sırasını bekleyen, bağlantısını açan ve işlemini tamamlayan katılımcılar listeden takip edilir.
Katılımcı Durumu
Her katılımcının görevi, aşaması ve güncel işlem durumu ayrı satırda yer alır.
Bağlantının Açılma Tarihi
Katılımcının kişiye özel bağlantıyı açtığı tarih, kendi kaydında görüntülenir.
İmza Sonucu
Elektronik imza sayısı ve işlemin tamamlanma tarihi katılımcı bazında görüntülenir.
Bildirim Geçmişi
SMS ve e-posta gönderimleri; kanal, alıcı, gönderim zamanı, durum ve varsa hata bilgisiyle listelenir.
Nihai İmzalı PDF Süreç Kaydında Yer Alır
Sözleşmenin gerekli görev ve imza aşamaları tamamlandığında nihai imzalı PDF süreç kaydında hazır olur. Yetkili kullanıcılar belgeyi süreç ekranından inceleyebilir; kendi işlemini tamamlayan katılımcılar da belgeye kişiye özel bağlantılarından erişebilir.
Nihai Belge Durumu
Sözleşmenin nihai PDF’sinin hazır olup olmadığı süreç kaydında gösterilir.
Belge Önizlemesi
Yetkili kullanıcılar, tamamlanan sözleşmeyi süreç takip ekranında PDF olarak görüntüleyebilir.
Katılımcı Erişimi
İşlemini tamamlayan katılımcı, nihai belge hazır olduğunda kendi bağlantısından imzalı sözleşmeye erişebilir.
PDF İndirme
Hazır nihai imzalı PDF, kullanıcı yetkisi ve katılımcının işlem durumuna göre indirilebilir.
Sözleşme İşlemleri Kullanıcı Yetkilerine Göre Açılır
Rönesis PRO, kurum kullanıcılarının sözleşme hazırlama ve süreç yönetimi işlemlerini tanımlanan yetkilere göre sunar. Belge hazırlama, süreç oluşturma, katılımcı ekleme, davet ve imza alanı düzenleme, süreci başlatma veya iptal etme ve nihai belgeye erişim; kullanıcı yetkileri ile sürecin durumuna bağlıdır.
e-Sözleşme Sistemi Hakkında Merak Edilenler
Belge hazırlama, harici imzacılar, elektronik imza koşulları ve nihai sözleşme dosyası hakkında sorular ve yanıtları.
Evet. Rönesis PRO Evrak Yönetimi editörü sözleşme içeriğinin sistem içinde hazırlanmasını ve taslak olarak kaydedilmesini sağlar. Kayıtlı evrak PDF biçimine dönüştürülerek doğrudan elektronik imza sürecine aktarılabilir.
Evet. Sistem dışında hazırlanmış sözleşme PDF olarak yüklenebilir, önizlenebilir ve elektronik imza sürecinin kaynak belgesi olarak kullanılabilir. Doğrudan dosya yükleme PDF ile sınırlıdır.
Şirket veya kuruluş adına sözleşme sürecine katılacak gerçek kişi, harici katılımcı olarak eklenir. Ad, soyad, isteğe bağlı unvan, telefon ve e-posta bilgileri ilgili süreç kaydında tutulur.
Harici kişi, ayrı bir Rönesis PRO hesabı oluşturulmadan sözleşmeye eklenebilir. Belgeye kendisine iletilen kişiye özel bağlantıdan erişir ve tanımlanan görevini bu bağlantı üzerinden tamamlar.
Evet. İmzacı sözleşmeyi kendisine iletilen güvenli bağlantı üzerinden görüntüler ve elektronik imza işlemini Rönesis PRO ekranından başlatır. İşlemin tamamlanması için geçerli elektronik imza sertifikası, imza kartı ve yerel e-imza uygulaması gerekir.
Geçerli elektronik imza sertifikası, imza kartı ve bilgisayarda çalışan yerel e-imza uygulaması gerekir. İmzacı işlemi Rönesis PRO ekranından başlatır ve yerel uygulamada tamamlar.
Evet. Tek belge süreci aynı sözleşme PDF'sine birden fazla katılımcı eklenmesini destekler. Katılımcılar görev ve rol aşamalarıyla ilişkilendirilebilir.