Belge İmzası
Belge için bir veya birden fazla imzacı seçilebilir. PDF belgenin elektronik imzası seçilen imzacılar tarafından tamamlanır; belgeyi hazırlayan kullanıcı ile imzacı aynı kişi olmak zorunda değildir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Rönesis PRO, kurum içi ve kurum dışı yazışmalar ile üst yazıların Online Word Editörü’nde antet ve şablonlarla hazırlanmasını sağlar. Seçilen üye ve işyeri bilgileri üst yazıya otomatik aktarılır. Belgeler lisanslı e-imzayla imzalanabilir; kurum dışı yazışmalarda DETSİS’ten alıcı seçilip imzalanan EYP paketi entegre KEP gönderim formuna taşınabilir.
Lisanslı E-İmza
EYP Resmî Yazışma
Word Ve Sürükle-Bırak
DETSİS Ve Entegre KEP
Kurum İçi, Kurum Dışı Ve Üst Yazı İçin Ortak Belge Alanı
Rönesis PRO, kurum içi yazışma, kurum dışı yazışma ve üst yazı hazırlığı için ortak bir belge editörü sunar. Metin ve sayfa düzeni editörde hazırlanır; alıcı, dağıtım ve imza seçenekleri belge türüne göre belirlenir.
Belge türü, alıcıları ve kullanılabilecek gönderim seçeneklerini belirler.
Kurum İçi Yazışma
Genel merkez, şube ve temsilcilikler alıcı olarak seçilebilir. Yazı birimin tamamına veya o birimde seçilen kişilere yönelik hazırlanabilir; konu, ilgi, ek ve imzacı bilgileri belgeye eklenebilir.
Kurum Dışı Yazışma
Alıcı kurum bilgileri elle girilebilir veya DETSİS üzerinden seçilebilir. Birden fazla kurum, Gereği ve Bilgi ayrımıyla dağıtım listesine eklenebilir.
Üst Yazı
İşyeri ve üye seçimiyle üst yazı hazırlanabilir. Seçilen üye bilgileri belgeye aktarılır; yazı antet, şablon ve imza ayarlarıyla düzenlenebilir.
Tarayıcı Tabanlı Word Editörü Ve Sürükle-Bırak Yerleşimi
Rönesis PRO’nun Online Word Editörü, belge metninin tarayıcıda A4 sayfa düzeninde hazırlanmasını sağlar. Metin biçimlendirilebilir, tablo ve görseller eklenebilir. Antet ve belge sonundaki alanlar sürükle-bırak yöntemiyle düzenlenebilir.
Word Benzeri Düzenleme
Yazı tipi ve boyutu değiştirilebilir; kalın, italik, altı çizili, hizalama, liste ve girinti araçları kullanılabilir. Metin düzenlemeleri geri alınabilir veya yinelenebilir.
Tablo Ve Görsel
Belgeye tablo ve görsel eklenebilir. Tablo sütunlarının genişliği ve görsel boyutları ayarlanabilir; görseller kırpılabilir.
Sayfa Yapısı
Belge A4 sayfa düzeninde görüntülenir. İçerik uzadıkça yeni sayfalara geçilir; manuel sayfa kırılımıyla yeni sayfa başlatılabilir.
Sürükle-Bırak Yerleşimi
Antetteki logo ve başlıklar ile belge sonundaki imzacı, dağıtım ve ek listesi alanları, kendi yerleşim sınırları içinde sürükle-bırak yöntemiyle konumlandırılabilir.
Yazışma Türüne Uygun Muhatap Ve Dağıtım Yapısı
Rönesis PRO, kurum içi yazışmalarda alıcı birim ve kişilerin, kurum dışı yazışmalarda ise alıcı kurumların seçilmesini sağlar. Dağıtım bilgileri belge üzerinde Gereği ve Bilgi ayrımıyla düzenlenebilir.
Kurum İçi Birimler
Genel merkez, şube ve temsilciliklerden bir veya birden fazla birim seçilebilir. Kişi seçilmediğinde yazı birimin tamamına yönelik hazırlanır; kişi seçildiğinde yalnız seçilen kişiler alıcı olur. Bilgi verilecek yöneticiler ayrıca belirlenebilir.
Kurum Dışı Muhataplar
Alıcı kurum adı ve KEP adresi elle girilebilir; kurum bilgileri DETSİS üzerinden de seçilebilir. DETSİS’ten birden fazla kurum seçilerek Gereği ve Bilgi dağıtımı düzenlenebilir. Belgede görünen dağıtım metni ayrıca değiştirilebilir.
Belge Bilgileri
Konu, sayı, ilgi, ek ve imzacı bilgileri belgeyle birlikte kaydedilir. Birden fazla kurum içi birim veya DETSİS kurumu seçildiğinde dağıtım listesi ayrı bir sayfada gösterilebilir.
DETSİS Muhatap Bilgileri Ve Sistem İçi KEP Geçişi
Rönesis PRO, kurum dışı yazışmalarda alıcı kurumların DETSİS üzerinden bulunmasını ve belgeye eklenmesini sağlar. Hazırlanan EYP paketi, belge konusu ve alıcı KEP adresleri entegre KEP gönderim formuna taşınabilir.
DETSİS Araması
Kurumlar DETSİS numarası veya birim adıyla aranabilir. Sonuçlar il, kurum, ana kurum ve KEP adresi bulunma durumuna göre filtrelenebilir; sık kullanılan DETSİS kayıtları ayrıca listelenebilir.
Gereği Ve Bilgi Dağıtımı
Birden fazla kurum seçilerek Gereği ve Bilgi dağıtımı düzenlenebilir. Seçilen birimin KEP adresi yoksa kurum hiyerarşisinde bulunan üst kurumun KEP adresi kullanılabilir.
KEP Alanlarının Aktarımı
Gönderim formu e-Yazışma türünde açılır; EYP paketi iletiye eklenir, konu ve alıcı KEP adresleri forma taşınır. EDM bağlantısında Gereği dağıtımındaki ilk DETSİS numarası Detay alanına aktarılır.
Kullanıcı Kontrollü Gönderim
Kullanıcı ileti içeriğini ve kalan alanları tamamlayarak imzalama ve gönderim işlemini başlatır. Formun önceden doldurulması, iletinin kendiliğinden gönderildiği anlamına gelmez.
Kurumsal Antetler Ve Sık Kullanılan Belge Şablonları
Rönesis PRO, kurumsal antetleri ve sık kullanılan belge düzenlerini ayrı kayıtlar olarak saklar. Kayıtlı antet ve şablonlar yeni yazışmalarda seçilerek belge hazırlığında kullanılabilir.
Antet Kayıtları
Antet düzenleri adlandırılarak kaydedilebilir. Kayıtlı antet belgeye yüklenebilir; yüklenen antet güncellenebilir, yeniden adlandırılabilir veya silinebilir. Varsayılan antet, editör açıldığında otomatik yüklenir.
Görsel Antet Bileşenleri
Sendika ve konfederasyon logoları, başlık, sendikanın uzun adı ve genel merkez/şube adı düzenlenebilir; bu bileşenler antet alanında sürükle-bırak yöntemiyle konumlandırılabilir. Hazır antet görselleri kırpılarak yüklenebilir; bu durumda logo ve metin bileşenleri gizlenir. Sayfa arka planına logo veya özel görselle filigran eklenebilir.
Belge Şablonları
Kurum İçi, Kurum Dışı ve Üst Yazı belgeleri şablon olarak kaydedilebilir. Şablonlar adlarıyla aranabilir, belge türüne göre filtrelenebilir, editöre yüklenebilir veya silinebilir. DETSİS dağıtımı içeren şablonlar ayrıca listelenebilir.
Korunan Belge Ayarları
Belge metni, konu, antet, imza türü, imzacılar ve EYP tercihleri kaydedilebilir. Birden fazla kurum içi birim veya DETSİS kurumu seçildiğinde dağıtım listesi de tercihe bağlı olarak şablona eklenebilir. Üst yazı şablonları üye listesini saklamaz; yeni yazının üyeleri ayrıca seçilir.
Kayıtlı antet ve şablonlar, kurumsal belge yapısının tekrar kullanılmasını destekler.
Üye Bilgileriyle Otomatik Üst Yazı Ve Giden Evrak Kaydı
Rönesis PRO, üst yazıdaki üye tablosunu seçilen üye ve işyeri bilgileriyle doldurur. Antet, şablon, metin ve imza tercihleriyle hazırlanan üst yazı kaydedildiğinde Giden Evrak Defteri’nde ilgili belge kaydı oluşur.
SMS ile imzalanacak üyelik formu kullanılan işlemlerde dijital üst yazı, formun imzalanmasını bekleyebilir. Yalnızca yazdırılacak PDF hazırlamak ise Giden Evrak kaydı oluşturmaz.
Belge Ekleri
Üretilen veya yüklenen üyelik formu dosyaları ve ayrıca seçilen belgeler üst yazıya eklenebilir. Form dosyası yoksa gerçek ek oluşmaz; form Giden Evrak’taki EYP Oluştur ekranından daha sonra eklenebilir.
Üye Ve İşyeri Seçimi
Üyeler tarih aralığı ve işyeri seçimiyle listelenerek üst yazıya eklenebilir. Tablo sütunları gösterilip gizlenebilir; birden fazla bilgi tek sütunda birleştirilebilir.
Antet, Şablon Ve İmza Tercihleri
Kayıtlı antet ve şablonlar, belge metni ve imzacı seçimleri üst yazının hazırlanmasında kullanılabilir.
Otomatik Belge Numarası
Yeni üst yazı kaydedilirken belge numarası sistem tarafından üretilir. Mevcut üst yazı düzenlenirken numarası korunur.
Giden Evrak Kaydı
Kaydedilen üst yazı, PDF belgesi ve seçilen üyelerle ilişkilendirilir. Üye işlemlerinde, yeni belge hazırlama yerine üyeyi seçilen önceki üst yazıya ekleme seçeneği de bulunur.
Lisanslı E-İmza Ve EYP Resmî Yazışma
Rönesis PRO, kurum içi, kurum dışı ve üst yazı belgelerinin lisanslı e-imza altyapısıyla imzalanmasını destekler.
EYP Paketi
Kurum dışı belge hazırlığında EYP seçeneği elektronik imza, imzacı ve DETSİS muhatap seçimiyle, EYP oluşturma yetkisi bulunan kullanıcılar için açılır. Üst yazılarda da EYP paketi hazırlanabilir; kurum içi belgeler için EYP oluşturma seçeneği bulunmaz.
Paket İşlemleri
Tek belge imzacısı ve EYP imzacısı seçildiğinde paket, belge imzasından sonra aynı işlem içinde hazırlanabilir.
EYP imzacısı seçilmediyse veya belge çok imzacılıysa, belge imzaları tamamlandıktan sonra Giden Evrak Defteri’nden devam edilir.
Paket imzasını seçilen EYP imzacısı tamamlar. İmzalı paketler EYP listesinden görüntülenebilir ve indirilebilir.
EYP Üst Verileri
PDF üst belge ile belge numarası, konu, tarih, oluşturan, imzacı ve makam bilgileri EYP paketinin hazırlanmasında kullanılır. Dağıtım, dosya ekleri ve ilgi bilgileri de pakete eklenebilir.
KEP Bağlantısı
İmzalanan EYP paketi, belge konusu ve alıcı KEP adresleri gönderim formuna taşınabilir. Kullanıcı ileti içeriğini ve kalan alanları tamamlayarak KEP imzalama ve gönderim işlemini başlatır.
Belge Ve Giden Evrak Kaydı
Rönesis PRO, kaydedilen kurum içi, kurum dışı ve üst yazı belgelerinin PDF’sini, numarasını, dağıtımını ve imza bilgilerini Giden Evrak kaydıyla ilişkilendirir. Belgeye erişim ve sonraki işlemler ilgili kayıt üzerinden sürdürülebilir.
Belge Numarası
Yeni belge kaydı oluşturulurken evrak numarası sistem tarafından üretilir; mevcut belge düzenlenirken numarası korunur. Editörden yalnız PDF çıktısı almak Giden Evrak kaydı oluşturmaz.
Belge Ve Ekler
Belge kayıt bilgilerinden önizlenebilir; imzaları tamamlanıp PDF’si yüklenen belge indirilebilir. Alıcı, dağıtım ve ilgi bilgileri kayıtta korunur; dosyası bulunan ekler aynı kayıt üzerinden açılabilir.
İmza Durumu Ve EYP İşlemleri
Belge imzalarının durumu kayıtta görülebilir; kayıt oluşturulması imzaların tamamlandığı anlamına gelmez. Yetkili kullanıcılar, kurum dışı belgelerde ve üst yazılarda belge imzalarından sonra EYP işlemlerine aynı kayıttan devam edebilir. Kurum içi belgelerde EYP kullanılmaz.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Hakkında Merak Edilenler
Evet. Belge tarayıcıda A4 sayfa düzeninde hazırlanır. Metin biçimlendirme, hizalama, liste, girinti ve manuel sayfa kırılımı araçları kullanılabilir; düzenlemeler geri alınabilir veya yinelenebilir. Tablo ve görseller eklenebilir, boyutları ayarlanabilir ve görseller kırpılabilir.
Antetteki logo ve başlıklar ile belge sonundaki imzacı, dağıtım ve ek listesi alanları kendi yerleşim sınırları içinde sürükle-bırak yöntemiyle konumlandırılabilir. Belge metni editörün biçimlendirme araçlarıyla düzenlenir.
Genel merkez, şube ve temsilciliklerden bir veya birden fazla birim seçilebilir. Kişi seçilmezse yazı birimin tamamına, kişi seçilirse yalnız seçilen kişilere yönelik hazırlanır. Bilgi verilecek yöneticiler ayrıca belirlenebilir.
Kurumlar DETSİS numarası veya birim adıyla aranabilir; il, kurum, ana kurum ve KEP adresi bulunma durumuna göre filtrelenebilir. Sık kullanılan kayıtlar ayrıca listelenebilir. Seçilen kurumlar Gereği ve Bilgi ayrımıyla dağıtıma eklenebilir.
Kurum içi belgelerde elektronik imza kullanılabilir, ancak EYP paketi oluşturma seçeneği bulunmaz. EYP paketi üzerinden entegre KEP’e aktarım kurum dışı belgelerde ve üst yazılarda kullanılır.