Online Üyelik Sistemi
Rönesis PRO Online Üyelik Sistemi, üyelik başvurularının cep telefonu, tablet veya bilgisayar üzerinden alınmasını; başvurunun incelenmesini, varsa farklı bir sendikadan çekilme işlemlerinin tamamlanmasını, üye kaydının oluşturulmasını ve resmî üyelik bildirim sürecinin yürütülmesini sağlar.
Cep telefonu, tablet veya bilgisayardan başvuru
Başvuru bilgilerinin kontrolü
Üye kaydının oluşturulması
Resmî üyelik bildirimi
Online Üyelik Süreci
Nasıl İşler?
Başvurunun alınmasından resmi üyelik bildiriminin tamamlanmasına kadar tüm süreç aynı kayıt üzerinden yönetilir.
BAŞVURU VE KONTROL
Online üyelik başvurusunun alınması
Kimlik, iletişim, kurum ve işyeri bilgilerinin kontrol edilmesi
Farklı bir sendikaya üyeliği varsa çekilme süreci için istifa formunun hazırlanması
ONAY VE AKTARIM
Başvurunun yetkili kullanıcı tarafından onaylanması
Bilgilerin Rönesis PRO Üye Yönetim Sistemi’ne aktarılması
Üye ve karar numaralarının otomatik olarak oluşturulması
BELGE VE BİLDİRİM
EK-1 Sendika Üyelik Formu ile üyelik üst yazısının hazırlanması
Sendikanın tercihine göre KEP veya ıslak imza yöntemiyle resmî üyelik bildiriminin gerçekleştirilmesi
Üyelik Bağlantısının Paylaşılması
Online üyelik başvurusu aşağıdaki kanallar üzerinden başlatılabilir.
Sendikanın web sitesi
Online üyelik başvurusu sendikanın web sitesi üzerinden başlatılabilir.
Rönesis PRO Mobil Uygulaması
Online üyelik başvurusu Rönesis PRO Mobil Uygulaması üzerinden başlatılabilir.
SMS
Online üyelik başvurusu SMS üzerinden başlatılabilir.
WhatsApp
Online üyelik başvurusu WhatsApp üzerinden başlatılabilir.
E-posta
Online üyelik başvurusu E-posta üzerinden başlatılabilir.
QR kod
Online üyelik başvurusu QR kod üzerinden başlatılabilir.
Online başvuru sayfası
Sendika, Rönesis PRO üzerinden genel kullanıma açık bir online başvuru sayfası oluşturabilir.
Kişiye Özel Üyelik linki
Belirli kişilere özel üyelik linki gönderilebilir.
Böylece üyelik başvuruları hem genel kullanıma açık kanallar üzerinden hem de örgütlenme çalışmaları kapsamında kişiye özel bağlantılarla alınabilir.
Kimlik ve İletişim Bilgilerinin Doğrulanması
Başvuru süreci T.C. Kimlik Numarası üzerinden başlatılır. Girilen T.C. Kimlik Numarasının doğruluğu sistem tarafından kontrol edilerek hatalı bilgilerle kayıt oluşturulması önlenir.
Kimlik ve iletişim doğrulaması
T.C. Kimlik No
•••••••••42
Cep Telefonu
0532 ••• •• 55
T.C. Kimlik Numarası kontrolü
Başvuru sırasında kimlik ve kayıt kontrolleri
T.C. Kimlik Numarasının doğrulanması
Girilen T.C. Kimlik Numarasının doğruluğu sistem tarafından kontrol edilerek hatalı bilgilerle kayıt oluşturulması önlenir.
Önceki kayıtların kontrol edilmesi
Aday üyenin daha önce oluşturulmuş bir kaydının bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Daha önce oluşturulmuş bir kayıt bulunması durumunda sistem uyarı verir ayrıca mükerrer üyelik kayıtlarının oluşması engellenir.
Tercihe bağlı 3D Secure SMS doğrulaması
Sendikanın tercihine göre 3D Secure tabanlı SMS doğrulama yöntemi de başvuru sürecine eklenebilir. Böylece aday üyenin cep telefonu bilgisi doğrulanabilir ve başvuru sırasında gerçekleştirilen işlemler daha güvenli ve izlenebilir bir yapıda kayıt altına alınabilir.
Sendikaya Özel Online Üyelik Formunun Oluşturulması
Online üyelik formunda yer alacak bilgi alanları sendikanın ihtiyaçlarına göre düzenlenebilir.
EK-1 Sendika Üyelik Formu için gerekli bilgilerin yanı sıra sendikanın talep ettiği ek bilgi alanları ve belge yükleme bölümleri de ayarlar menüsü üzerinden forma eklenebilir.
Sendika;
- Formda hangi bilgi alanlarının yer alacağını,
- Hangi alanların zorunlu olacağını,
- Aday üyeden hangi ek belgelerin isteneceğini
kendi çalışma yapısına göre belirleyebilir.
Bu yapı sayesinde online üyelik formu, sendikanın ihtiyaçlarına ve üyelik süreçlerine uygun olarak özelleştirilebilir.
Kurum ve İşyeri Bilgilerinin Belirlenmesi
Aday üye, form üzerinden görev yaptığı kurum veya işyerini sistemde kayıtlı işyeri listesinden seçebilir.
DETSİS entegrasyonu
DETSİS entegrasyonu sayesinde sendikanın iş kolundaki tüm işyerleri sistemde tanımlı olarak yer almaktadır. Böylece aynı işyerinin farklı isimlerle birden fazla kez kaydedilmesi engellenir ve işyeri bilgilerinin bütünlüğü korunur.
Kurum veya işyerinin seçilmesi
Aday üye, form üzerinden görev yaptığı kurum veya işyerini sistemde kayıtlı işyeri listesinden seçebilir.
Akıllı işyeri yönetimi mekanizması
Rönesis PRO’nun akıllı işyeri yönetimi mekanizması, aday üyenin seçtiği kurum ve işyeri bilgilerini değerlendirerek başvurunun hangi şube veya temsilciliğin yetki alanında bulunduğunu otomatik olarak belirler.
Başvuru, sendikanın oluşturduğu yetki yapısına göre ilgili;
Genel merkez
Şube
Temsilcilik
kullanıcılarının yönetim ekranına otomatik olarak yönlendirilebilir.
Böylece online üyelik başvurusu daha ilk aşamadan itibaren doğru kurum, işyeri, şube ve temsilcilik yapısıyla ilişkilendirilir.
Aday Üyenin Beyan, Onay ve İmza İşlemleri
Aday üye, online üyelik formunda yer alan bilgileri kontrol ettikten sonra bilgilendirme metinlerini onaylar.
Bilgilerin kontrol edilmesi
Aday üye, online üyelik formunda yer alan bilgileri kontrol eder.
Bilgilendirme metinlerinin onaylanması
Aday üye, formda yer alan bilgileri kontrol ettikten sonra bilgilendirme metinlerini onaylar.
Tercihe bağlı
Dokunmatik dijital imza
Sendikanın tercihine göre cep telefonu, tablet veya dokunmatik bilgisayar üzerinden dokunmatik dijital imza da alınabilir.
Başvuru sürecinde sistem tarafından kayıt altına alınan bilgiler;
Aday üyenin verdiği bilgiler
Bilgilendirme metinlerine verdiği onaylar
Varsa dokunmatik dijital imzası
İşlem tarihi
Başvurunun gerçekleştirildiği kanal
SMS doğrulama bilgileri
Başvuruya ilişkin işlem kayıtları
Üyelik iradesinin çok aşamalı ve üç boyutlu bir irade beyanı yaklaşımıyla kayıt altına alındığı bu yapı, aday üyenin başvuru sırasında gerçekleştirdiği işlemlerin bütünlüğünü ve izlenebilirliğini destekler.
Dokunmatik dijital imzanın kullanılıp kullanılmayacağı sendika tarafından belirlenir.
Bu tercihe göre üyelik süreci uçtan uca dijital olarak veya PDF belge ve ıslak imza yöntemiyle tamamlanabilir.
Farklı Bir Sendikaya Üyelik Bulunması Hâlinde Çekilme Süreci
Aday üyenin farklı bir sendikaya üyeliği bulunuyorsa öncelikle bu sendikadan çekilme işleminin tamamlanması gerekir.
Farklı bir sendikaya üyelik devam ederken başvuru, Rönesis PRO Üye Yönetim Sistemi’ne kesin üye kaydı olarak aktarılmaz. Üye ve karar numarası oluşturulmaz; EK-1 Sendika Üyelik Formu ile yeni üyeliğe ilişkin üst yazı da henüz hazırlanmaz.
Bu durumda Rönesis PRO, çekilme sürecini online üyelik başvurusunun bir parçası olarak otomatik biçimde yürütür.
Çekilme Süreci Nasıl Yürütülür?
Aday üyenin farklı bir sendikaya üyeliği bulunduğunun başvuru sırasında belirtilmesi hâlinde sistem;
İstifa formunu aday üyenin bilgileriyle otomatik olarak hazırlar.
Hazırlanan istifa formunu başvurunun ardından aday üyeye otomatik olarak gönderir.
Aday üyeye, istifa formunu nasıl kullanması gerektiğini açıklayan bilgilendirme mesajını iletir.
Formun aday üye tarafından bizzat görev yaptığı kuruma teslim edilmesi gerektiğini bildirir.
Kurum tarafından teslim alındığını gösteren barkodlu veya teslim kaydı bulunan nüshanın sisteme yüklenmesini ister.
Teslim belgesi yüklenene ve yetkili kullanıcı tarafından kontrol edilene kadar başvuruyu çekilme süreci devam eden başvuru olarak takip eder.
Aday üye, sistem tarafından kendisine gönderilen istifa formunun çıktısını alarak görev yaptığı kuruma teslim eder. Kurum tarafından teslim alındığını gösteren barkodlu nüshayı veya teslim belgesini daha sonra online başvuru ekranına yükler.
Çekilme Sürecinin Sistemden Takibi
Çekilme süreci;
aşamalarıyla sistem üzerinden takip edilebilir.
Genel merkez, şube veya temsilcilik yöneticileri, yetkileri kapsamında çekilme sürecinin her aşamasını canlı olarak görüntüleyebilir.
Yetkili kullanıcılar;
İstifa formunun oluşturulup oluşturulmadığını
Formun aday üyeye gönderilip gönderilmediğini
Aday üyenin belgeyi kurumuna teslim edip etmediğini
Barkodlu teslim belgesinin sisteme yüklenip yüklenmediğini
Yüklenen belgenin kontrol edilip edilmediğini
Aday üye, istifa formunu kurumuna teslim edip teslim belgesini sisteme yüklediğinde belge yetkili kullanıcı tarafından incelenir. Belgenin uygun bulunmasının ardından çekilme süreci tamamlanır ve başvuru üyelik onayına hazır duruma gelir.
Başvuru çekilme süreci tamamlanmadan aktarılmaz
Farklı bir sendikadan çekilme süreci tamamlanmadan ve teslim belgesi kontrol edilmeden başvuru, Rönesis PRO Üye Yönetim Sistemi’ne aktarılmaz.
Şube ve Temsilciliklerin Online Üyelik Sürecine Katılması
Online üyelik süreçleri yalnızca genel merkez tarafından yürütülmek zorunda değildir.
Genel merkez tarafından yetki verilmesi hâlinde şubeler ve temsilcilikler de kendi yetki alanlarına gelen online üyelik başvurularını yönetebilir.
Başvurunun Onaylanması ve Üye Kaydının Otomatik Oluşturulması
Online üyelik başvurusunun Rönesis PRO Üye Yönetim Sistemi’ne aktarılabilmesi için, başvurunun yetkili kullanıcı tarafından onaylanması gerekir
Onay ve aktarım işlemiyle birlikte;
- Otomatik ve ardışık üye numarası verilir,
- İlgili üyelik kararına bağlı karar numarası otomatik olarak oluşturulur,
- Üyenin bağlı olduğu şube veya temsilcilik otomatik olarak atanır,
- Üyelik tarihi sistem tarafından otomatik olarak belirlenir,
Bu işlemlerin tamamı otomasyonel olarak yürütülür.
Kullanıcının ayrıca;
- Üye numarası vermesine,
- Karar numarası oluşturmasına,
- Şube veya temsilcilik seçmesine,
- Kurum ve işyeri bilgilerini yeniden tanımlamasına,
- Üyelik başlangıç tarihini ayrıca girmesine,
gerek kalmaz.
Aynı anda birden fazla online üyelik başvurusu onaylansa dahi merkezi numaralandırma yapısı sayesinde üye ve karar numaralarında çakışma oluşması önlenir.
Üyelik Belgelerinin Aktarım Sonrasında Otomatik Oluşturulması
EK-1 Sendika Üyelik Formu ile üyelik üst yazısı, online başvurunun ilk tamamlandığı anda oluşturulmaz. Bu belgeler; başvurunun üye kayıt sistemine aktarımı sonrasında hazırlanır.
Aktarım tamamlandığında Rönesis PRO;
- EK-1 Sendika Üyelik Formunu,
- Sendikanın antetli üyelik üst yazısını
üyenin kesinleşen kayıt bilgileri, üye numarası, karar numarası, kurum, işyeri, şube ve temsilcilik bilgileri üzerinden otomatik olarak oluşturur.
İstifa formu ise bu belgelerden farklı olarak, aday üyenin farklı bir sendikaya üyeliği bulunması hâlinde aktarım öncesinde hazırlanır ve çekilme sürecinin tamamlanması amacıyla aday üyeye gönderilir.
Üyelik Üst Yazısının Hazırlanması
Üyelik üst yazısı;
- Sendikanın antetli belge şablonu kullanılarak hazırlanır,
- Üyenin kurum ve işyeri bilgilerine göre ilgili makama hitaben oluşturulur,
- Üye ve karar bilgileriyle otomatik olarak doldurulur,
- Otomatik olarak giden evrak numarası alır,
- Entegre KEP sistemi kullanılacaksa sendikanın yetkili imza sürecine yönlendirilir,
- Çıktı olarak alınacaksa, önceden tanımlanmış yöneticinin görsel imzasıyla otomatik olarak imzalanır
Böylece üyelik başvurusunda girilen bilgilerin yeniden yazılmasına gerek kalmadan resmî üyelik belgeleri sistem tarafından hazırlanır.
Sendikanın Belirleyebileceği Üyelik Bildirim Yöntemleri
Sendika, online üyelik sürecinin hangi yöntemle tamamlanacağını belirleyebilir.
Başvuru sırasında dokunmatik dijital imza alınması sendikanın tercihidir. Bu tercihe göre resmî üyelik bildirim süreci;
Uçtan uca dijital üyelik
PDF belge ve ıslak imza ile üyelik
Her iki yöntemde de varsa farklı bir sendikadan çekilme süreci, üye sistemine aktarım yapılmadan önce tamamlanır.
Uçtan Uca Dijital Üyelik Süreci
Sendikanın dokunmatik dijital imza yöntemini tercih etmesi hâlinde aday üyenin üyelik iradesi başvuru sırasında dijital olarak alınır.
Başvuru bilgilerinin kontrol edilmesi ve varsa farklı bir sendikadan çekilme işlemlerinin tamamlanmasının ardından başvuru yetkili kullanıcı tarafından onaylanır.
Onay işlemiyle birlikte;
- Üye kaydı
Üye kaydı, Rönesis PRO Üye Yönetim Sistemi’ne otomatik olarak aktarılır.
- Üye numarası ve karar numarası
Üye numarası ve karar numarası sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur.
- EK-1 Sendika Üyelik Formu
EK-1 Sendika Üyelik Formu; üye kabul tarihi, karar numarası, üye numarası, sendika mührü ve yetkili imzasını içerecek şekilde PDF formatında otomatik olarak oluşturulur.
- Dijital imzanın EK-1’e dahil edilmesi
Başvuru sırasında üyeden dokunmatik ekran üzerinden dijital imza alınması tercih edilmişse, üyenin dijital imzası EK-1 Sendika Üyelik Formu’na dahil edilir.
Üyelik üst yazısı
Üyelik üst yazısı sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur. Üst yazının evrak numarası ve tarihi sistem tarafından otomatik olarak atanır. Önceden tanımlanmış konu ve yazı içeriği üst yazıya aktarılır; üye bilgileri ise tablo formatında üst yazı içeriğine otomatik olarak eklenir.
Üst yazının çıktı olarak alınması durumunda yöneticinin görsel imzası belgeye eklenir. Entegre KEP yöntemiyle gönderim yapılması durumunda ise belge E-İmza ile imzalama aşamasına yönlendirilir.
E-İmza işleminin tamamlanmasının ardından, üst yazı ile dijital olarak imzalanmış EK-1 Sendika Üyelik Formu birlikte EYP formatında hazırlanarak ilgili kuruma, entegre KEP sistemi üzerinden gönderilir.
Gönderim, teslim ve işlem bilgileri sistem tarafından kayıt altına alınarak ilgili üyelik kaydıyla ilişkilendirilir.
Böylece üyelik başvurusunun alınmasından farklı bir sendikadan çekilme sürecine, üye kaydının oluşturulmasından ilgili kuruma resmî üyelik bildiriminin yapılmasına kadar tüm süreç dijital ortamda yürütülür.
Yetkilendirme ve İşlem Güvenliği
Online üyelik işlemleri, Rönesis PRO’nun kullanıcı ve yetki yönetimiyle bütünleşik olarak çalışır.
Sendika;
Başvuruları kimlerin görüntüleyebileceğini
Kimlerin başvuruyu onaylayabileceğini
Kimlerin Üye Yönetim Sistemi’ne aktarım işlemini gerçekleştirebileceğini
Kimlerin E-İmza, EYP ve KEP işlemlerini gerçekleştirebileceğini
Hangi kullanıcının hangi şube, temsilcilik, kurum, işyeri veya bölgedeki başvuruları görebileceğini
ayrı ayrı belirleyebilir.
Başvurular üzerinde gerçekleştirilen işlemler;
Kullanıcı
Tarih
İşlem türü
Başvuru durumu
Belge bilgileri
Onay kayıtları
Aktarım bilgileri
KEP gönderim ve teslim kayıtları
ile birlikte sistem tarafından kayıt altına alınır.
Bu sayede başvurunun hangi aşamada olduğu, hangi kullanıcı tarafından incelendiği, farklı bir sendikadan çekilme sürecinin tamamlanıp tamamlanmadığı, üye kaydının ne zaman oluşturulduğu ve resmî üyelik bildiriminin hangi yöntemle gerçekleştirildiği sistem üzerinde loglanır.
Sendikaya Sağladığı Temel Faydalar
Rönesis PRO Online Üyelik Sistemi, sendikanın üyelik başvurularını standart, hızlı, kontrollü ve otomasyonel bir yapıya kavuşturur.
Rönesis PRO Online Üyelik Sistemi;
- Üyelik başvurularının dijital ortamda alınmasını
- Web sitesi, mobil uygulama, SMS, WhatsApp, e-posta ve QR kod üzerinden başvuru kabul edilmesini
- Sendikaya özel online üyelik formlarının oluşturulmasını
- Ek bilgi ve belge yükleme alanlarının forma eklenmesini
- T.C. Kimlik Numarası kontrollerinin gerçekleştirilmesini
- Mükerrer üyelik kayıtlarının engellenmesini
- Kurum ve işyeri bilgilerinin DETSİS üzerinden standartlaştırılmasını
- Başvurunun ilgili şube veya temsilciliğe otomatik olarak yönlendirilmesini
- Farklı bir sendikaya üyelik bulunması hâlinde çekilme sürecinin aktarım öncesinde tamamlanmasını
- İstifa formunun aday üyeye otomatik olarak gönderilmesini
- Barkodlu teslim belgesinin sistem üzerinden alınmasını
- Çekilme sürecinin bütün aşamalarının canlı olarak takip edilmesini
- Çekilme süreci tamamlanmadan üye kaydı oluşturulmasının engellenmesini
- Başvurunun onaylanmasıyla üye bilgilerinin Üye Yönetim Sistemi’ne aktarılmasını
- Üye ve karar numaralarının otomatik olarak oluşturulmasını
- EK-1 Sendika Üyelik Formu ile üyelik üst yazısının aktarım sonrasında otomatik olarak hazırlanmasını
- Üyelik üst yazısına otomatik giden evrak numarası verilmesini
- Dokunmatik dijital imzalı veya ıslak imzalı üyelik başvuru yönteminin sendika tarafından belirlenmesini
- Genel merkez, şube ve temsilciliklerin yetkileri kapsamında online üyelik süreçlerini yönetebilmesini
- E-İmza, EYP ve entegre KEP işlemlerinin aynı sistem üzerinden yürütülmesini
- Üye adaylarının süreç boyunca otomatik olarak bilgilendirilmesini sağlar.
Rönesis PRO Online Üyelik Sistemi; online başvurunun alınmasından farklı bir sendikadan çekilme sürecinin tamamlanmasına, başvurunun onaylanarak üye sistemine aktarılmasından EK-1 Sendika Üyelik Formu ile üyelik üst yazısının oluşturulmasına, resmî üyelik bildiriminin KEP veya ıslak imza yöntemiyle gerçekleştirilmesine kadar tüm süreci doğru işlem sırasıyla, tek merkezden ve otomasyonel olarak yönetir.
Online üyelik başvurusu hakkında merak edilenler
Başvuru, doğrulama, belge yükleme, çekilme süreci, üyelik aktarımı ve yetkilendirme hakkında en sık sorulan soruların yanıtları.
Evet. Kimlik, iletişim, kurum, işyeri, belge yükleme ve ek bilgi alanları sendikanın ihtiyaçlarına göre düzenlenebilir. Zorunlu alanlar ve bilgilendirme metinleri de kurum tarafından belirlenebilir.
Başvuru sırasında girilen T.C. Kimlik Numarası sistem tarafından doğrulanır. İstenirse 3D Secure tabanlı SMS doğrulaması ile cep telefonu bilgisi de güvenli biçimde doğrulanabilir.
Evet. Rönesis PRO mevcut üyelik kayıtlarını kontrol ederek aynı kişiye ait önceki kayıtları tespit eder ve yetkili kullanıcıyı uyarır. Böylece tekrar eden üyelik kayıtları önlenir.
Sistem aday üye için istifa formunu otomatik oluşturur ve üyeye gönderir. Teslim belgesi sisteme yüklenip yetkili kullanıcı tarafından onaylanana kadar başvuru çekilme süreci olarak takip edilir.
Yetkili kullanıcı başvuruyu onayladığında bilgiler yeniden girilmeden Rönesis PRO Üye Yönetim Sistemi'ne aktarılır. Üye numarası, karar numarası, şube ve üyelik tarihi otomatik oluşturulur.