Toplantı Yönetimi
Toplantı adı, tarih ve saat, katılım bildirim son tarihi ile fiziki ya da online toplantı bilgileri aynı kayıtta belirlenir. Üyeler, görev grupları ve harici katılımcılar davet kapsamına eklenebilir; bildirimler ile katılım yanıtları toplantı kaydı üzerinden takip edilir.
Fiziki ve Online Toplantı
Üye, Görev Grubu ve Harici Katılımcı
SMS, Mobil Bildirim ve E-Posta
Fiziki ve Online Toplantı Bilgileri Ayrı Tanımlanır
Toplantı adı, gerçekleşme tarihi ve saati ile katılım bildirim son tarihi kayıt sırasında belirlenir. Toplantının yapılma şekline göre fiziki adres veya online konferans bilgisi kullanılır.
- Toplantı Adı
- Gerçekleşme Tarihi ve Saati
- Katılım Bildirim Son Tarihi
Fiziki Toplantı
- Adres
- Fiziki toplantıda adres girilmesi zorunludur.
- Konum
- Konum harita üzerinden seçilebilir.
Online Toplantı
- Konferans Başlığı
- Online toplantıda konferans başlığı kullanılır.
- Katılım Bağlantısı
- Sistem online toplantı için katılım bağlantısını hazırlar.
Kayıtlı toplantı bilgileri güncelleme ekranından yeniden düzenlenebilir.
Katılımcılar Üye, Görev Grubu ve Harici Kişilerden Seçilir
Katılımcılar üye listesinden aranarak tek tek seçilebilir veya sistemde sunulan görev grupları kullanılabilir. Kurum dışından katılacak kişiler de ad, soyad ve telefon bilgileriyle toplantı kaydına eklenebilir.
Kayıtlı Üyeler
Üyeler listede aranarak seçilebilir; seçeneklerde ad ve varsa telefon bilgisi görüntülenir.
Görev Grupları
Sistemde sunulan hazır katılımcı grupları kullanıcı rolüne ve kurum ayarlarına göre seçilebilir.
Harici Katılımcılar
Ad, soyad ve telefon bilgisiyle harici katılımcı eklenebilir; e-posta isteğe bağlıdır.
İlk toplantı kaydında en az bir sistem üyesi seçilir. Kayıt oluştuktan sonra yetkiye bağlı olarak katılımcı eklenebilir, harici katılımcı bilgileri ve katılım durumu güncellenebilir veya katılımcı silinebilir.
Davet Kanalları Toplantı Kaydında Belirlenir
SMS, mobil bildirim ve e-posta kanallarından biri veya birkaçı seçilebilir. Bildirim yönetimi ekranı, toplantının süreç durumunu ve seçilen kanallarda oluşan gönderim sayılarını birlikte gösterir.
Davet Kanalları
SMS
Toplantı daveti için SMS kanalı seçilebilir.
Mobil Bildirim
Toplantı daveti mobil bildirim kanalıyla iletilebilir.
E-Posta
Toplantı davetinde e-posta kanalı kullanılabilir.
Bildirim Yönetimi
Süreç Durumu
Bildirim yönetimi ekranı toplantının süreç durumunu gösterir.
Gönderim Sayıları
Seçilen kanallarda oluşan gönderim sayıları aynı ekranda görüntülenir.
Yanıt Hatırlatmaları
Cevap bekleyen katılımcılara katılım yanıtı hatırlatmaları otomatik olarak gönderilir.
Son bildirim istatistiğinde kanal sayısı toplam katılımcı sayısından farklıysa, ilgili kanal için yeniden gönderme işlemi kullanıcı onayıyla başlatılabilir. Sayaçlar okunma veya kesin teslim bilgisi değildir.
Katılım Yanıtları Toplantıya Özel Sorularla Alınır
Her toplantı, katılma veya katılmama yanıtını alan temel soruyla başlar. İhtiyaca göre seçenekli ya da açık uçlu ek sorular hazırlanabilir.
Toplantıya Katılım Durumunuz Nedir?
Toplantıya katılım durumu, hazır gelen temel soru üzerinden alınır.
Ek Sorular ve Yanıt Ayrıntıları
Seçenekli veya Açık Uçlu Sorular
Toplantıya özel yeni sorular seçenekli veya açık uçlu olarak hazırlanabilir.
Yanıt Ayrıntıları
Verilen yanıtlar ve cevaplama tarihi katılımcı kaydında görüntülenir. Mevcut yanıtta misafir listesi varsa bu bilgi de gösterilir.
Davetiye Cevabı ve Fiilî Katılım Ayrı Bilgiler Olarak İzlenir
Katılımcı listesinde davetiyeye verilen cevap ile kişinin toplantıya fiilen katılıp katılmadığı ayrı alanlarda tutulur. Böylece “Katılım Sağlayacağım” yanıtı ile toplantı sonrasındaki “Katıldı” durumu birbirine karıştırılmaz.
Toplantı Öncesi
Davetiye Cevabı
Toplantı öncesindeki yanıt Katılım Sağlayacağım, Katılım Sağlamayacağım veya Cevaplanmadı olarak gösterilir.
Toplantı Sonrası
Fiilî Katılım
Toplantı sonrasındaki katılım bilgisi Katıldı, Katılmadı veya Belirtilmedi durumuyla gösterilir.
Katılımcının toplantıya özel sorulara verdiği ayrıntılı cevaplar ayrıca incelenebilir.
Katılımcı Listesi Toplu Güncelleme ve Excel Çıktısını Destekler
Yetkili kullanıcılar, 11 haneli T.C. kimlik numaralarını metin alanına toplu olarak girerek ilgili kişilerin katılım durumunu “Katıldı” veya “Katılmadı” şeklinde güncelleyebilir.
01
Kimlik Numarasıyla Toplu Güncelleme
T.C. kimlik numaraları boşluk, virgül, noktalı virgül veya satır sonuyla ayrılarak topluca girilebilir. Bu işlem Excel dosyası yükleme akışı değildir.
02
Koşullu Excel Çıktısı
İlgili kurum ayarı açık olduğunda katılımcı listesi Excel dosyasına aktarılabilir. Katılım durumunun çıktıya eklenmesi ayrıca seçilir.
Toplantı Kayıtları Liste ve Detay Görünümünden Takip Edilir
Toplantının adı, türü, gerçekleşme tarihi ve saati ile katılım bildirim son tarihi liste görünümünde yer alır. Toplantı bağlantıları, katılımcı raporları, ulaşım ve konaklama bilgileri ilgili organizasyon kaydıyla birlikte takip edilebilir.
Liste Görünümündeki Bilgiler
- Toplantı Adı
- Toplantı Türü
- Gerçekleşme Tarihi ve Saati
- Katılım Bildirim Son Tarihi
Kayıt İşlemleri
Yetkiye bağlı olarak toplantı düzenlenebilir, detayları ve bildirim sayıları incelenebilir, katılımcı yönetimine geçilebilir veya kayıt silinebilir.
Toplantı Bağlantıları ve Katılımcı Raporları
Toplantı bağlantıları ve katılımcı raporları organizasyon kaydıyla birlikte tutulur; online konferans bağlantısı katılımcının bilgi ekranında gösterilir.
Ulaşım ve Konaklama Bilgileri
Konaklama tarihleri ve ulaşım bilgileri ilgili organizasyon kaydına bağlanabilir.
Bağlantılı İletişim Modülleri
Video Konferans Sistemi
Online toplantı bağlantısının tarayıcıdan katılım, cihaz izinleri ve moderasyon tarafı Video Konferans Sistemi sayfasında açıklanır.
Video Konferans Sistemini İnceleyinMobil Bildirim Servisi
Toplantı davetinde seçilebilen mobil bildirim kanalının genel kullanım, zamanlama ve mobil kullanıcı kapsamı ayrı sayfada ele alınır.
Mobil Bildirim Servisini İnceleyin
Toplantı Yönetimi Hakkında Merak Edilenler
Toplantı türü, katılımcı seçimi, bildirim kanalları, katılım yanıtları ve kayıt işlemleri hakkında sık sorulan sorular.
Kayıtlı üyeler tek tek seçilebilir, uygun görev grupları kullanılabilir ve harici katılımcılar eklenebilir. Hazır grup seçenekleri kullanıcı rolüne ve kurum ayarlarına göre değişebilir. İlk toplantı kaydında en az bir sistem üyesi seçilmelidir.
Ad, soyad ve telefon bilgisi zorunludur. E-posta isteğe bağlıdır.
Evet. SMS, mobil bildirim ve e-posta seçeneklerinden biri veya birkaçı toplantı kaydında birlikte seçilebilir.
Evet. Katılım bildirim son tarihi toplantı kaydının zorunlu alanlarından biridir.
Evet. Hazır katılım sorusuna ek olarak seçenekli veya açık uçlu sorular oluşturulabilir.
Hayır. Davetiye cevabı katılımcının toplantı öncesi beyanını, katılım durumu ise kişinin toplantıya fiilen katılıp katılmadığını gösteren ayrı kayıtlardır.