Etkinlik Yönetimi
Etkinlik adı, tarih, katılım bildirim son tarihi ve fiziki ya da online etkinlik bilgileri aynı kayıtta belirlenir. Üyeler, görev grupları ve harici kişiler davet kapsamına eklenebilir; katılım yanıtları ile misafir bilgileri etkinlik kaydı üzerinden takip edilir.
Fiziki ve Online Etkinlik
Üye, Görev Grubu ve Harici Katılımcı
Katılım ve Misafir Bilgileri
SMS, Mobil Bildirim ve E-Posta
Etkinliğin Tarihi ve Katılım Şekli Kayıt Sırasında Belirlenir
Etkinlik adı, gerçekleşme tarihi ve katılım bildirim son tarihi aynı formda hazırlanır. Fiziki etkinlikte adres ve harita konumu; online etkinlikte konferans başlığı ile sistemin hazırladığı katılım bağlantısı kullanılır.
Etkinlik Bilgileri
Etkinlik adı, gerçekleşme tarihi ve katılım bildirim son tarihi belirlenir.
Fiziki Etkinlik
Fiziki etkinlikte adres zorunludur; harita üzerinden konum seçilebilir.
Online Etkinlik
Konferans başlığı zorunludur; sistem katılım bağlantısını hazırlar.
Kayıt Güncelleme
Kayıtlı etkinlik bilgileri daha sonra güncellenebilir.
Davet Kapsamı Üye ve Harici Katılımcıları Bir Araya Getirir
Kayıtlı üyeler tek tek aranabilir, kullanıcı rolüne göre sunulan hazır görev grupları seçilebilir. Harici katılımcılar ad, soyad ve telefon bilgileriyle eklenir; e-posta isteğe bağlıdır. Yeni etkinlik kaydında sistemde kayıtlı en az bir üye seçilmelidir.
Etkinlik Katılımcıları
Üyeler, uygun görev grupları ve kurum dışından katılacak kişiler aynı etkinliğin davet kapsamına eklenebilir.
Katılımcı Seçimi ve Kayıt İşlemleri
Kayıtlı Üyeler
Kayıtlı üyeler aranarak ayrı ayrı etkinliğe eklenebilir.
Yönetici ve Temsilci Grupları
Uygun hazır gruplar kullanıcının rolüne göre davet kapsamına alınabilir.
Harici Katılımcılar
Ad, soyad ve telefon bilgisiyle harici katılımcı eklenebilir; e-posta isteğe bağlıdır.
Katılımcı Kayıt İşlemleri
Etkinlik oluşturulduktan sonra katılımcı ekleme, güncelleme ve silme işlemleri ilgili izinlerle açılır.
Katılım ve Misafir Bilgileri Davet Sorularıyla Alınır
Etkinlik daveti, katılımcının etkinliğe katılıp katılmayacağını ve tek başına mı yoksa misafirleriyle mi geleceğini soran iki hazır alanla oluşturulur.
Etkinliğe Katılım Durumu
Katılımcının etkinliğe katılıp katılmayacağı davet yanıtında belirlenir.
- Katılım Sağlayacağım
- Katılım Sağlamayacağım
Misafir Tercihi
İkinci hazır soruda kişinin tek başına veya misafirleriyle katılım tercihi alınır.
- Tek Kişi Katılacağım
- Misafirlerim İle Katılacağım
Misafir Bilgileri
Misafir sorusu varsayılan olarak açıktır ve gerektiğinde devre dışı bırakılabilir. Misafirleriyle katılacağını belirten kişi, misafirlerin ad-soyad bilgilerini yanıt ekranında liste halinde ekleyebilir.
Etkinliğe Özel Ek Sorular Hazırlanabilir
Hazır katılım sorularının ardından etkinliğin ihtiyacına uygun seçenekli veya açık uçlu sorular eklenebilir. Verilen cevaplar, cevaplama tarihi ve formun tamamlanma durumu katılımcı kaydından incelenebilir.
Seçenekli Sorular
Katılımcının sunulan seçeneklerden yanıt vereceği sorular hazırlanabilir.
Hazır seçeneklerden yanıt
Açık Uçlu Sorular
Katılımcının kendi yanıtını yazabileceği açık uçlu sorular eklenebilir.
Serbest metin yanıtı
Yanıt Kayıtları
Yanıtlar, cevaplama tarihi ve formun tamamlanma durumu katılımcı kaydında incelenebilir.
Yanıt ve tamamlanma bilgisi
Ek soruların yanıtları katılımcı kaydıyla birlikte tutulur; cevaplama tarihi ve formun tamamlanma durumu aynı kayıt üzerinden incelenebilir.
Davet Bildirimleri Birden Fazla Kanaldan Gönderilebilir
SMS, mobil bildirim ve e-posta kanallarından biri veya birkaçı seçilebilir. Bildirim yönetimi ekranında kanal bazındaki işlem adetleri toplam katılımcı sayısıyla birlikte gösterilir.
Kullanılabilecek Bildirim Kanalları
Etkinlik için tek bir kanal seçilebilir veya ihtiyaç halinde birden fazla kanal birlikte kullanılabilir.
SMS
Etkinlik daveti için SMS kanalı seçilebilir.
Mobil Bildirim
Etkinlik daveti mobil bildirim kanalıyla iletilebilir.
E-Posta
Etkinlik davetinde e-posta kanalı kullanılabilir.
Gönderim Takibi
Kanal bazındaki işlem adetleri katılımcı sayısıyla birlikte değerlendirilir.
Kanal Bazlı İşlem Adedi
Her bildirim kanalındaki işlem adedi ayrı olarak görüntülenir.
Toplam Katılımcı Sayısı
Gönderim istatistiği toplam katılımcı sayısıyla birlikte değerlendirilir.
Yeniden Gönderim
Son istatistik kaydında kanal adedi toplam katılımcı sayısından farklıysa ilgili kanal için yeniden gönderim işlemi başlatılabilir.
Son istatistik kaydında kanal adedi toplam katılımcı sayısından farklıysa ilgili kanal için yeniden gönderme işlemi başlatılabilir. Bu ekranda okunma veya kesin teslim bilgisi gösterilmez.
Davetiye Cevabı ve Fiilî Katılım Ayrı Takip Edilir
Katılımcının etkinlik öncesinde verdiği cevap ile etkinliğe fiilen katılıp katılmadığı ayrı bilgiler olarak tutulur. Fiilî katılım “Katıldı”, “Katılmadı” veya “Belirtilmedi” durumuyla gösterilir.
ETKİNLİK ÖNCESİ
Davetiye Cevabı
Etkinlik öncesindeki katılım beyanı ve ayrıntılı soru yanıtları incelenebilir.
- Katılım Beyanı
- Misafir Bilgileri
- Ek Soru Yanıtları
ETKİNLİK SONRASI
Fiilî Katılım
Katılım durumu Katıldı, Katılmadı veya Belirtilmedi olarak gösterilir.
- Katıldı
- Katılmadı
- Belirtilmedi
Davetiye Cevabı ≠ Fiilî Katılım
Etkinlik öncesinde verilen beyan ile etkinlik sonrasında oluşan fiilî katılım bilgisi birbirinden bağımsız olarak izlenir.
Toplu Güncelleme
Yetkili kullanıcılar, 11 haneli T.C. kimlik numaralarını toplu girerek katılım durumunu “Katıldı” veya “Katılmadı” olarak güncelleyebilir.
Etkinlik ve Katılımcı Kayıtları Ayrı Görünümlerden İncelenir
Ana listede etkinlik adı, türü, gerçekleşme tarihi ve katılım bildirim son tarihi yer alır. Etkinlik detayında fiziki yer veya online bağlantı; katılımcı ekranında iletişim, davetiye cevabı ve fiilî katılım bilgileri incelenir. Kayıt ve katılımcı işlemleri ilgili yetkilere göre açılır.
Ana Liste Bilgileri
Etkinlik kaydının temel alanları ana liste görünümünde birlikte gösterilir.
Etkinlik Adı · Etkinlik Türü · Gerçekleşme Tarihi · Katılım Bildirim Son Tarihi
Kayıt ve Katılımcı Detayları
Etkinlik Detayı
Fiziki yer veya online bağlantı ile katılımcı bilgileri etkinlik detayından incelenir.
Katılımcı Detayı
İletişim, davetiye cevabı ve fiilî katılım bilgileri katılımcı ekranında yer alır.
Koşullu Excel Çıktısı
Kurum ayarı açık olduğunda T.C. kimlik numarası, ad-soyad, telefon, e-posta ve katılımcı türü Excel'e aktarılır; katılım durumu ayrıca seçilir.
Yetkiye Bağlı Kayıt İşlemleri
Etkinlik güncelleme, bildirim istatistikleri, katılımcı yönetimi ve silme işlemleri ilgili servis izinleriyle açılır.
Bağlantılı Organizasyon Modülleri
Toplantı Yönetimi
Kurumsal toplantıların katılımcı, davet ve fiziki ya da online yer bilgileri ayrı Toplantı Yönetimi sayfasında ele alınır.
Toplantı Yönetimini İnceleyinVideo Konferans Sistemi
Online etkinlik bağlantısının tarayıcıdan katılım ve moderasyon özellikleri Video Konferans Sistemi sayfasında açıklanır.
Video Konferans Sistemini İnceleyin
Etkinlik Yönetimi Hakkında Merak Edilenler
Etkinlik türü, davet kapsamı, misafir bilgileri, bildirim kanalları ve katılım kayıtları hakkında sık sorulan sorular.
Kayıtlı üyeler tek tek seçilebilir, uygun yönetici ve temsilci grupları kullanılabilir ve harici katılımcılar eklenebilir. Hazır grup seçenekleri kullanıcı rolüne göre değişebilir. Yeni etkinlik kaydında sistemde kayıtlı en az bir üye seçilmelidir.
Ad, soyad ve telefon zorunludur. E-posta bilgisi isteğe bağlıdır.
Evet. Hazır misafir sorusu etkinleştirildiğinde katılımcı tek kişi veya misafirleriyle katılım seçeneğini işaretleyebilir; misafirlerin ad-soyad bilgilerini ekleyebilir.
Evet. Hazır iki soruya ek olarak seçenekli veya açık uçlu sorular hazırlanabilir.
Evet. SMS, mobil bildirim ve e-posta seçeneklerinden biri veya birkaçı birlikte seçilebilir.
Evet. Katılım bildirim son tarihi etkinlik kaydının zorunlu alanlarından biridir.