Gelen-Giden Evrak Defteri
Rönesis PRO, kuruma ulaşan ve kurumdan çıkan evrakları yıl ve kayıt numarasıyla ayrı defterlerde tutar. Sistem, üst yazıları tanımlı bilgiler ve şablonlarla oluşturur; giden evrak numarasını üretir ve üst yazıyı Giden Evrak Defteri'ne işler.
Gelen ve Giden Kayıtlar
Ardışık Evrak Numaraları
Otomatik Üst Yazı ve Giden Evrak Kaydı
Belge ve Ek Önizleme
İmza ve Teslim Takibi
Her Evrak Kendi Kayıt Bilgileriyle Görünür Kalır
Gelen ve giden evraklar yıl ve evrak kayıt numarasıyla birbirinden ayrılır. Belgenin konusu, tarihi, geldiği veya gönderildiği yer ve ek bilgileri ilgili kayıtla birlikte korunur.
Gelen Evrak Bilgileri
Kabul tarihi, belge tarihi ve sayısı, gönderen kurum veya kişi, şehir ve geliş yolu aynı kayıtta yer alır.
Giden Evrak Bilgileri
Gönderim tarihi, belge türü, konu ve kurum içi ya da kurum dışı alıcılar giden evrak kaydıyla birlikte görüntülenir.
Kayıt Geçmişi
Kaydı oluşturan kullanıcı ve kayıt tarihi görünür; güncellenen gelen evraklarda son güncelleyen kullanıcı ve güncelleme tarihi de izlenebilir.
Belge ve Ekler
Belgenin PDF'i ile etiketlenmiş ek dosyalar kayıt ayrıntısından açılabilir veya indirilebilir.
Gelen Evrak Kaydı Kabul Bilgileriyle Tamamlanır
Fiziksel kanallardan ulaşan evraklar kabul tarihi, belge tarihi ve sayısı, konu, gönderen ve geliş yolu bilgileriyle kaydedilir. Cevap süresi bulunan günlü evraklarda kritik tarih ayrıca belirtilir.
Belgenin Kimliği
Belge tarihi, belge sayısı ve konusu
Gönderen Bilgisi
Kurum/kişi ve şehir
Geliş ve Kabul
Kabul tarihi; elden, posta, kargo veya online geliş bilgisi
Cevap Tarihi
Günlü evrak için cevap istenen son tarih
Dosyalar
Ana belge ve etiketli ekler
Kurum İçi Evraklar Kontrollü Kabul Süreciyle Deftere Alınır
Manuel kabul yapılandırması kullanılan kurumlarda, başka birimden gönderilen evrak doğrudan gelen defterine eklenmeden önce Kabul Bekleyen alanında gösterilir. Alıcı birim belgeyi ve eklerini inceledikten sonra kaydı kabul eder.
Evrak Alıcı Birime Ulaşır
Kurum içi giden evrak, alıcı tarafta kabul bekleyen kayıt olarak görünür.
Belge ve Ekler İncelenir
Konu, gönderen birim, belge tarihi, kritik tarih, PDF ve ek bilgileri kayıt üzerinden kontrol edilir.
Kabul İşlemi Onaylanır
Yetkili kullanıcı evrağın gelen evrak defterine kaydedilmesini onaylar.
Gelen Evrak Kaydı Oluşur
Kayıt kabul bekleyen listesinden çıkar ve gelen evrak defterinde izlenir.
Üst Yazılar Otomatik Oluşturulur ve Giden Evrak Defterine İşlenir
Rönesis PRO, seçilen üye ve işyeri bilgilerini tanımlı üst yazı şablonu, içerik ve imza ayarlarıyla üst yazıya dönüştürür. Oluşturma işlemi sırasında giden evrak numarası otomatik üretilir ve üst yazı Giden Evrak Defteri'ne işlenir. Üst yazı, kurum içi ve kurum dışı evraklar defterde belge türleriyle ayrılır; alıcı, imza ve kurum içi teslim bilgileri ilgili kayıt üzerinden görüntülenir.
- 01
Otomatik Üst Yazı Oluşturma
Tanımlı şablon, içerik ve imza ayarları seçilen üye ve işyeri bilgileriyle üst yazıya aktarılır.
- 02
Giden Evrak Defterine Otomatik Kayıt
Oluşan üst yazı için giden evrak numarası üretilir ve kayıt Giden Evrak Defteri'ne işlenir.
Belge Türü
Üst yazı, kurum içi ve kurum dışı kayıtlar ayrı tür bilgileriyle gösterilir.
Alıcı ve Dağıtım Hedefleri
Şube, temsilcilik, kişi veya dış kurum bilgileri evrakın gönderildiği hedeflerle birlikte izlenir.
İmza Durumu
Görsel imza veya e-imza yöntemi ile bekleyen, kısmen tamamlanan ve tamamlanan imza durumu görünür.
Kurum İçi Teslim
Kurum içi hedeflerde teslim edilmedi, kısmen teslim edildi ve teslim edildi durumları birim veya kişi ayrıntısıyla incelenebilir.
Rönesis PRO Arama ve Önizlemeyi Aynı Çalışma Alanında Sunar
Kullanıcılar gelen ve giden evrak kayıtlarını arayabilir, tarih aralığıyla sorgulayabilir ve sonuçlar arasında sayfa sayfa ilerleyebilir. Listeyle birlikte açılan belge önizlemesi, kayıt ayrıntılarını ve dosyaları başka bir kayıt bağlamına geçmeden incelemeyi sağlar.
Metin Araması
Evrak listesi üzerinde arama
Tarih Aralığı
Başlangıç ve bitiş tarihine göre sorgulama
Liste ve Tablo
Yoğun tablo görünümü ile liste/önizleme görünümü arasında geçiş
Belge İşlemleri
Uygun kayıtta PDF önizleme, indirme ve yazdırma
Ek Dosyalar
Etiket bilgileriyle ayrı dosya erişimi
Defter Çıktısı ve Yetkili Evrak İşlemleri
Gelen ve giden evrak defterleri belirlenen kayıt aralığına göre PDF olarak hazırlanabilir. Evrak üzerinde kullanılabilecek işlemler ise kullanıcının görev ve servis yetkilerine göre açılır.
Defter Çıktısı
Seçilen kayıt aralığına göre PDF hazırlanabilir.
- Gelen ve Giden Defter Ayrımı
- Gelen ve giden evrak kayıt defterleri ayrı PDF çıktıları olarak hazırlanabilir.
- Başlangıç Kaydı
- Çıktının hangi evrak kaydından itibaren hazırlanacağı belirlenebilir.
- Sayfa Sayısı
- Başlangıç kaydının ardından çıktıya alınacak sayfa sayısı seçilebilir.
- PDF Çıktı Bilgileri
- Evrak numarası, tarih, belge sayısı, konu, ek ve gönderim bilgileri çıktıda yer alır.
Seçilen başlangıç evrakı çıktıya dahil edilmez; çıktı bu kayıttan sonraki evraklarla başlar.
Evrak İşlemleri Yetki Kapsamında Açılır
Defterlere erişim ile kayıt görüntüleme, düzenleme, silme, yazdırma ve imza işlemleri kullanıcının görev ve servis yetkilerine göre açılır.
- Kayıt görüntüleme
- Kayıt düzenleme
- Kayıt silme
- Belge yazdırma
- İmza işlemleri
Belgenin türü ve imza durumu, kullanılabilecek işlemleri ayrıca belirler.
Gelen-Giden Evrak Defteri Hakkında Merak Edilenler
Kurumun manuel kabul yapılandırması etkinse, kurum içinden gelen evrak önce Kabul Bekleyen alanında gösterilir. Belge incelenip kabul edildiğinde gelen evrak defterine kaydedilir.
Giden evrakın belge türü, gönderim tarihi, alıcıları, görsel imza veya e-imza yöntemi, imza durumu ve kurum içi gönderilerde teslim durumu izlenebilir.
Rönesis PRO, seçilen üye ve işyeri bilgileri ile tanımlı şablon, içerik ve imza ayarlarından üst yazıyı oluşturur. Sistem, oluşan üst yazı için giden evrak numarası üretir ve kaydı Giden Evrak Defteri'ne işler.
Giden evraklar tüm belgeler, imzalanan belgeler ve imzalanmayı bekleyen belgeler olarak filtrelenebilir. Birden fazla imzacının bulunduğu kayıtlarda kısmen imzalanmış durumu da gösterilir.
Uygun belge kaydında PDF önizlenebilir, indirilebilir veya yazdırılabilir. Kayıtla ilişkilendirilen ek dosyalar etiket bilgileriyle ayrı ayrı görüntülenebilir ve indirilebilir.