Gelen-Giden Evrak Defteri
Rönesis PRO’nun sendika evrak takip sistemi, kuruma ulaşan ve kurumdan çıkan evrakları yıl ve kayıt numarasıyla ayrı defterlerde tutar. Sistem, üst yazıları tanımlı bilgiler ve şablonlarla oluşturur; giden evrak numarasını üretir ve üst yazıyı Giden Evrak Defteri'ne işler.
Gelen ve Giden Kayıt
Ardışık Evrak Numarası
Otomatik Üst Yazı
İmza ve Teslim Takibi
Gelen ve Giden Evraklar Ayrı Kayıt Düzeninde Tutulur
Her evrak yıl ve sıra numarası esaslı kayıt numarasıyla izlenir. Gönderen veya alıcı, tarih, sayı, konu, geliş şekli ve ek bilgileri ilgili kayıtla birlikte görünür.
Gelen Evrak Kaydı
Kabul tarihi, belge tarihi ve sayısı, gönderen kurum veya kişi, şehir ve geliş yolu birlikte gösterilir.
Giden Evrak Kaydı
Gönderim tarihi, belge türü, konu ve kurum içi ya da kurum dışı alıcılar aynı kayıtta yer alır.
Kayıt ve Güncelleme Geçmişi
Kaydı oluşturan kullanıcı ve tarih; güncellenen gelen evraklarda son işlem bilgileriyle birlikte izlenebilir.
Belge ve Ekler
Dosyası bulunan kayıtlarda ana belge görüntülenebilir; etiketli ekler ayrı ayrı açılabilir veya indirilebilir.
Gelen Evrak Kaydı Kabul Bilgileriyle Tamamlanır
Fiziksel kanallardan ulaşan evraklar kabul tarihi, belge tarihi ve sayısı, konu, gönderen ve geliş yolu bilgileriyle kaydedilir. Cevap süresi bulunan günlü evraklarda kritik tarih ayrıca belirtilir.
Belgenin Kimliği
Belge tarihi, belge sayısı ve konusu
Gönderen Bilgisi
Kurum/kişi ve şehir
Geliş ve Kabul
Kabul tarihi; manuel kayıtta elden, posta veya kargo geliş yolu
Cevap Tarihi
Günlü evrak için cevap istenen son tarih
Dosyalar
Ana belge ve etiketli ekler
Kurum İçi Evraklar Kontrollü Kabul Süreciyle Deftere Alınır
Manuel kabul ayarı etkin olan kurumlarda, başka birimden gönderilen evrak önce Kabul Bekleyen alanında gösterilir. Yetkili kullanıcı belge bilgilerini ve ekleri inceledikten sonra evrakı Gelen Evrak Defteri'ne alır.
Kabul Bekleyen Alanına Gelir
Kurum içi gönderi, alıcı birimde ayrı bir bekleyen kayıt olarak gösterilir.
Belge Bilgileri İncelenir
Gönderen birim, konu, belge tarihi, varsa kritik tarih, ana belge ve ekler kontrol edilir.
Kabul Onayı Verilir
Yetkili kullanıcı kaydın Gelen Evrak Defteri'ne alınmasını onaylar.
Defter Kaydı Tamamlanır
Kabul edilen evrak bekleyen listeden çıkar ve gelen evrak kaydında izlenir.
Üst Yazı Seçilen Bilgilerle Oluşturulur ve Giden Evrak Defterine İşlenir
Rönesis PRO, seçilen üye ve işyeri bilgilerini tanımlı şablon, içerik ve imza ayarlarıyla üst yazıya aktarır. İşlem tamamlandığında giden evrak numarası üretilir ve belge Giden Evrak Defteri'ne kaydedilir. Belge türü, alıcı, imza ve kurum içi teslim durumu aynı kayıt üzerinden izlenir.
- 01
Bilgiler Üst Yazıya Aktarılır
Seçilen üye ve işyeri bilgileri tanımlı şablon, içerik ve imza ayarlarıyla birleştirilir.
- 02
Giden Evrak Kaydı Oluşur
Üst yazıya giden evrak numarası verilir ve belge Giden Evrak Defteri'ne işlenir.
Belge Türü
Üst yazı, kurum içi ve kurum dışı evraklar ayrı belge türleriyle gösterilir.
Alıcı ve Dağıtım Hedefleri
Şube, temsilcilik, kişi veya dış kurum bilgileri evrakın gönderildiği hedeflerle birlikte izlenir.
İmza Durumu
Görsel imza veya e-imza yöntemiyle imza bekleyen, kısmen imzalanan ve imzalanan kayıtlar ayrılır.
Kurum İçi Teslim
Teslim edilmedi, kısmen teslim edildi ve teslim edildi durumları birim veya kişi ayrıntısıyla gösterilir.
Evrak Arama ve Belge Önizleme Aynı Çalışma Alanında Sunulur
Gelen ve giden evraklar metin ve tarih aralığıyla sorgulanabilir. Seçilen kaydın belgesi ve ekleri, liste veya tablo görünümünden ayrılmadan incelenebilir.
Kayıtları Bulma
Metin Araması
Gelen ve giden evrak listelerinde kayıt bilgileri üzerinden arama yapılabilir.
Tarih Aralığı
Sonuçlar başlangıç ve bitiş tarihine göre sınırlandırılabilir.
Sayfalama
Yoğun kayıt listelerinde sonuçlar arasında sayfa sayfa ilerlenebilir.
Belgeyi İnceleme
Liste ve Tablo Görünümü
Yoğun tablo ile kayıt ve belge önizlemesini birlikte sunan görünüm arasında geçiş yapılabilir.
Belge İşlemleri
Dosyası bulunan uygun kayıtta PDF önizlenebilir, indirilebilir veya yazdırılabilir.
Ek Dosyalar
Etiketlenmiş ekler ayrı ayrı görüntülenebilir ve indirilebilir.
Defter Çıktısı Hazırlanır, Evrak İşlemleri Yetkiyle Açılır
Gelen ve giden evrak defterleri seçilen kayıt aralığına göre PDF olarak hazırlanabilir. Kayıt ve belge işlemleri, kullanıcının servis yetkileri ile evrakın türü ve durumuna göre açılır.
Defter Çıktısı
Gelen ve Giden Defter Ayrımı
Gelen ve giden evrak kayıtları için ayrı PDF defterleri hazırlanabilir.
Başlangıç Evrakı
Çıktının hangi evrak kaydından sonra başlayacağı belirlenebilir.
Sayfa Sayısı
Başlangıç evrakının ardından çıktıya alınacak sayfa sayısı seçilebilir.
Çıktı İçeriği
Evrak numarası, tarih, belge sayısı, konu, ek ve gönderim bilgileri defterde yer alır.
Yetkiye Bağlı Evrak İşlemleri
Deftere Erişim
Gelen ve giden evrak defterlerine erişim ayrı servis yetkileriyle sınırlandırılır.
Kayıt Görüntüleme
Evrak ayrıntıları ve ilişkilendirilmiş dosyalar yalnızca yetkili kullanıcılara açılır.
Düzenleme ve Silme
Bu seçenekler kullanıcının ilgili işlem yetkisine göre gösterilir.
Belge ve İmza İşlemleri
Yazdırma ve imza seçenekleri evrakın türüne, durumuna ve kullanıcı yetkisine göre açılır.
Gelen-Giden Evrak Defteri Hakkında Merak Edilenler
Kurumun manuel kabul yapılandırması etkinse, kurum içinden gelen evrak önce Kabul Bekleyen alanında gösterilir. Belge incelenip kabul edildiğinde gelen evrak defterine kaydedilir.
Giden evrakın belge türü, gönderim tarihi, alıcıları, görsel imza veya e-imza yöntemi, imza durumu ve kurum içi gönderilerde teslim durumu izlenebilir.
Rönesis PRO, seçilen üye ve işyeri bilgileri ile tanımlı şablon, içerik ve imza ayarlarından üst yazıyı oluşturur. Sistem, oluşan üst yazı için giden evrak numarası üretir ve kaydı Giden Evrak Defteri'ne işler.
Giden evraklar tüm belgeler, imzalanan belgeler ve imzalanmayı bekleyen belgeler olarak filtrelenebilir. Birden fazla imzacının bulunduğu kayıtlarda kısmen imzalanmış durumu da gösterilir.
Uygun belge kaydında PDF önizlenebilir, indirilebilir veya yazdırılabilir. Kayıtla ilişkilendirilen ek dosyalar etiket bilgileriyle ayrı ayrı görüntülenebilir ve indirilebilir.