Örgütlenme Yönetimi
Rönesis PRO Örgütlenme Yönetimi; şubelerin işyeri ziyaretlerini planlamasını, görevlilerin katılımını ve işyeri bazlı sayıları kaydetmesini, aylık örgütlenme raporunun imzalanarak Genel Merkeze gönderilmesini aynı yapıda toplar. Genel Merkez şube raporlarını karara bağlar ve dönem sonuçlarını karşılaştırır.
Planlı İşyeri Ziyaretleri
Katılım ve Sayı Takibi
İmzalı Aylık Şube Raporu
Genel Merkez Kararı ve Dönem Özeti
Şube Ziyaretleri Tarih, İşyeri ve Görevliyle Planlanır
Ziyaret planı; tarih, başlangıç ve bitiş saati, ziyaret edilecek işyerleri ve ziyarete katılacak kişilerle oluşturulur. Planı, ziyaret yönetimi yetkisi olan şube kullanıcıları oluşturur. Her plan tek gün içinde tamamlanır; plana şubenin bölgesindeki DETSİS kayıtlı işyerleri eklenir.
Ziyaret Takvimi
Tarih ve saat aralığı planla birlikte kaydedilir.
Ziyaret Edilecek İşyerleri
İşyerleri adıyla aranır, listeye eklenir ve ziyaret sırasına göre dizilir.
Ziyarete Dahil Olanlar
Şube yöneticileri ile ilçe ve işyeri temsilcileri plana eklenir.
Ulaşılamayan Kişiler
Telefonu ve mobil uygulaması bulunmayan kişi plana eklenebilir; ziyaret detayında “ulaşılamadı” olarak görünür.
Planın tarihi ve saati ziyaret başlangıcına 2 saat kalana kadar değiştirilebilir, plan aynı süre içinde iptal edilebilir. İşyeri ve kişi listesi ziyaret başladıktan sonra da düzenlenebilir; ayın raporu hazırlandıktan sonra listeyi yalnız rapor yetkilisi düzeltir.
Katılım Görevlilerden Birden Fazla Kanalla Toplanır
Ziyaret başlangıç saatinden itibaren görevliler gittikleri işyerlerini ziyaret detayından, mobil uygulamadan veya SMS'teki kişiye özel bağlantıdan işaretler; şube yetkilisi bütün kişiler için işaretleyebilir. Ziyaret detayında işyerleri ve görevliler aynı tabloda görünür.
SMS Bağlantısıyla Bildirim
SMS bağlantısında kayıtlı telefona gönderilen doğrulama kodu kullanılır; T.C. kimlik numarası veya parola istenmez. Görevli gittiği işyerlerini aynı sayfada işaretler.
Ziyaret Detayında İzlenenler
Kişi Bazında Durum
Katıldı, katılmadı, cevap bekleniyor veya ulaşılamadı bilgisi görünür.
Cevap Kanalı
Cevabın mobil uygulamadan, SMS bağlantısından veya ziyaret detayından geldiği gösterilir.
Soru Bildirimi
Kişi adlarının altındaki etiketler katılım sorusunun hangi kanaldan gittiğini ve açılıp açılmadığını gösterir.
SMS Hatırlatma
Katılım sorusu gönderildikten sonra cevap vermeyen kişilere SMS ile hatırlatma yapılabilir; ayın raporu hazırlandıktan sonra gönderilmez.
Kayıt Edilen Üye ve Çalışan Sayıları İşyeri Bazında Girilir
Her işyeri için kayıt edilen üye sayısı ve işyerinin çalışan sayısı ziyaret detayından veya SMS bağlantısındaki sayfadan girilir. Bu sayılar aylık raporun işyeri tablosuna yansır; kayıt edilen üye toplamı Genel Merkezin şube tablosunda da görünür.
Kayıt Edilen Üye Sayısı
Ziyaret edilen her işyeri için ayrı yazılır.
Çalışan Sayısı
Saklanır; aynı işyeri yeniden ziyaret edildiğinde alan dolu gelir ve gerekirse düzeltilir.
Rapora Yansıma
Girilen sayılar işyeri tablosunda toplamlarıyla gösterilir.
Aylık Rapor Ziyaret Kayıtlarından Hazırlanır
Rapor oluşturma yetkilisi, ayın ziyaretleri ve katılım bilgileri tamamlandığında “Raporu Hazırla” ile dönemin raporunu hazırlar. Eksik bir kayıt varsa ilgili ziyaretler bağlantılarıyla gösterilir.
Ziyaretlere Katılan Görevliler
Görevlilerin dönem içindeki ziyaret katılımı kişi bazında listelenir.
- Ad Soyad
- Görev
- Katılım Gün Sayısı
- Ziyaret Edilen İşyeri Sayısı
- Toplam İşyeri Ziyareti
Ziyaret Edilen İşyerleri
İşyerleri ziyaret ve sayı bilgileriyle, toplam satırıyla birlikte gösterilir.
- İşyeri
- Ziyaret Sayısı
- Kayıt Edilen Üye
- Çalışan Sayısı
Rapor Oluşturma Öncesi Kontrol
Görevliler gözden geçirilir; gerekirse rapordan çıkarılır veya yeniden eklenir. Çıkarılan kişinin ziyaretleri ve yalnız onun gittiği işyerleri rapora girmez. Rapor önizlenebilir ve PDF olarak indirilebilir.
Rapor Paraf, E-İmza ve Üst Yazıyla Genel Merkeze Gönderilir
Rapor yetkilisi, Genel Merkezin belirlediği sayıya uygun imzacı ve parafçıları seçer.Rapor, imzaların ardından e-imzalı üst yazıyla EBYS kurum içi evrakı olarak gönderilir.
Rapor Oluşturulur
İmzacı ve parafçılar seçilir, “Raporu Oluştur” ile PDF hazırlanır.
Parafçılar İmzalar
Parafçılar SMS koduyla doğrulanan görsel imzalarını atar.
İmzacılar E-İmzalar
Rapordaki e-imzalar paraflardan sonra atılır; sırası gelip imzalamayan kişilere hatırlatma gönderilebilir.
Üst Yazıyla Gönderilir
Rapor, şube başkanının (il şubesinde il temsilcisinin) e-imzalı üst yazısına EK-1 olarak eklenir.
Her dönemin son gönderimi ayın son günü saat 17:00'dir; Genel Merkez gerekirse daha ileri bir güne uzatabilir. Genel Merkez onaylamadan önce rapor gerekçe yazılarak geri çekilebilir; imzalar düşer ve rapor yeniden oluşturulup imzalanır. Onaydan sonra geri çekme, talep olarak Genel Merkezin kararına sunulur.
Genel Merkez Şube Raporlarını Karara Bağlar
Genel Merkez bütün şubeleri gönderim durumu, gönderim tarihi, karar durumu ve kayıt edilen üye toplamıyla tek tabloda izler. Şube raporu ve ziyaret planları salt okunur açılır.
Şube Takibi
Şubelerin gönderim ve karar durumları aynı listede görünür.
Anlık Rapor
Rapor henüz hazırlanmamışsa geçici sayılar kayıt oluşturmadan görülebilir.
Onay ve Ret
Rapor onaylanabilir veya gerekçe yazılarak reddedilebilir.
Düzeltme ve Geri Çekme
Onaylı rapor bir kez düzeltmeye açılabilir; geri çekme talepleri karara bağlanır.
Dönem Sonuçları Şube Bazında Karşılaştırılır, İşyeri Bazında İzlenir
Genel Merkez dönem sonuçlarını şube dağılımıyla izler. İşyeri ziyaret istatistikleri şube kullanıcılarına kendi bölgeleri için de açıktır.
Dönem Özeti
Gerçekleşen ziyaret planı genel özette; ziyaret edilen işyeri, farklı işyeri, ziyarete katılan kişi ve farklı katılan kişi sayıları şube dağılımıyla gösterilir. İstenirse başka bir dönemle karşılaştırılır ve grafikle izlenir.
İşyeri Ziyaret İstatistikleri
İşyerleri DETSİS numarası, mevcut üye, ziyaret sayısı, son ziyaret ve kayıt edilen üye bilgisiyle listelenir. Ziyaret edilen ve edilmeyen işyerleri durum bilgisiyle ayrılır ve süzülebilir.
Şube Raporları ve Dönem Özeti, ilgili yetki kapsamında Excel'e aktarılabilir.
Ortak Kurallar Genel Merkezden Belirlenir
Genel Merkez ziyaret planı oluşturmaz; şubelerin planlarını ve raporlarını izler. Bütün şubeler için geçerli kurallar Örgütlenme Ayarları'nda yönetilir.
Tarih ve Saat Kuralı
Ziyaret planlarında tarih ve saat kuralı uygulanıp uygulanmayacağı belirlenir.
İmza Sayıları
Toplam imzacı ve parafçı sayısı ile e-imza sayısı tanımlanır.
Üst Yazı Taslağı
Rapor üst yazısının taslağı düzenlenir.
Son Gönderim Tarihleri
Dönem son gönderim tarihi gerektiğinde daha ileri bir güne uzatılır.
Örgütlenme Yönetimi Hakkında Sık Sorulan Sorular
Ziyaret başlangıç saatinden itibaren gittikleri işyerlerini ziyaret detayından, mobil uygulamadan veya SMS'teki kişiye özel bağlantıdan işaretler. Şube yetkilisi de bütün kişiler için işaretleyebilir.
Hayır. Kayıtlı telefona gönderilen doğrulama kodu kullanılır.
Hayır. Bu modülde yalnız ziyaret sonucunda kayıt edilen üye sayısı işyeri bazında girilir.
Hayır. Rapor oluşturma yetkilisi “Raporu Hazırla” ile raporu hazırlar; imza sürecinin ardından Genel Merkeze gönderilir.
Paraf, SMS koduyla doğrulanan görsel imzadır. Rapordaki e-imzalar paraflar tamamlandıktan sonra atılır; ardından üst yazı e-imzalanır.
Son gönderim ayın son günü saat 17:00'dir. Genel Merkez bu tarihi daha ileri bir güne uzatabilir.
Evet. Rapor, ret gerekçesiyle şubeye döner ve düzeltmeye açılır; imzalar düştüğü için şube raporu yeniden oluşturup imzalatır.
Hayır. Modül kurum ayarıyla açılır; erişim kullanıcının rolüne ve işlem yetkilerine bağlıdır.