15 Mayıs Üye Sayısı Tespiti: Toplu Sözleşme Öncesi Üyelik ve Aidat Takibi

Bir işyeri ziyaretinde alınan üyelik başvurusunu düşünelim. Başvuru şubeye ulaştığında bilgiler incelenir, gerekli üyelik işlemleri yürütülür ve kurum bildirimi hazırlanır. Daha sonra aidat takibini yapan personelin, bu üyelik için yapılan işlemleri yeniden başka kişilerden sormadan görebilmesi gerekir.

Örneğin üyenin adı aidat listesinde görünmediğinde şu bilgilere ihtiyaç duyulur: Üyelik ne zaman kesinleşti? Hangi işyeri kaydedildi? Üst yazı hangi kuruma gönderildi? Gönderim tamamlandı mı?

Rönesis PRO’da online başvurular yetkili kullanıcılar tarafından incelenir. Gerekli kontrollerin ardından üye kayıt sistemine aktarılan bilgiler üzerinden üye ve karar numaraları, EK-1 Sendika Üyelik Formu ve üyelik üst yazısı oluşturulur. Böylece başvuruda alınan bilgiler, belge hazırlanırken yeniden yazılmaz; başvuru, kayıt ve bildirim işlemleri birlikte takip edilir.

Üyelik üst yazısı elektronik imzaya sunulabilir; üst yazı ve EK-1, EYP olarak hazırlanıp entegre KEP üzerinden ilgili kuruma gönderilebilir. Gönderim ve teslim kayıtlarına da üyelik işlemiyle bağlantılı olarak ulaşılabilir. Kurumla görüşme yapılırken “Yazıyı göndermiştik” demek yerine, ilgili yazının tarihi ve gönderim kaydı üzerinden ilerlemek mümkün olur.

Bu düzen özellikle yeni üyeliklerin yoğunlaştığı dönemlerde değerlidir. Şube başvuruyu takip ederken genel merkez de işlemin hangi aşamada olduğunu görebilir; aidat kontrolünde karşılaşılan bir eksiklik için aynı dosya üzerinden inceleme yapılabilir.

Aylık kontrolün başlangıcında sorulacak soru basittir: Geçen ay aidatı gelen üyelerden hangileri bu ay görünmüyor?

Ancak isimler belirlendikten sonra inceleme devam eder. Üye başka bir işyerine geçmiş olabilir, ücretsiz izne ayrılmış olabilir veya ilgili kurumun dosyası henüz işlenmemiş olabilir. Bu ihtimalleri araştırmadan kayda “istifa” yazılması, sonraki raporların da yanlış bilgi üzerinden hazırlanmasına neden olur.

Rönesis PRO, önceki dönemde aidatı bulunan ancak seçilen dönemde aidat verisi gelmeyen üyeleri belirleyebilir. İlgili kayıtlar şube, işyeri, üyelik durumu ve ücretsiz izin gibi ölçütlerle incelenebilir; SMS, anket veya personelin yürüttüğü takip işlemleriyle sonuçlandırılabilir.

Yeni üyeliklerde ise ayrı bir takip gerekir: Üyeliği tamamlanan kişinin ilk aidatı beklenen dönemde gelmiş mi? Henüz ilk kontrol zamanı gelmeyen bir üyelikle, birden fazla dönemdir aidatı görünmeyen üyelik aynı şekilde değerlendirilmemelidir. İlk aidatı beklenen dosyada üyelik tarihi ve kurum bildirimi; düzenli aidatı sonradan duran dosyada ise son kesinti dönemi ve görev yeri değişiklikleri öncelikle incelenebilir.

Çekilme işlemlerinde tarihler ayrıca önemlidir. Kanun’a göre çekilme, kuruma başvuru tarihinden otuz gün sonra geçerli olur. Özellikle 15 Mayıs’a yakın işlemlerde bu tarihin doğru kaydedilmesi gerekir.

Şubenin yaptığı görüşmenin sonucu da takipte yerini bulmalıdır. “Üyeyle görüşüldü, görev yeri değişmiş” bilgisi yalnızca telefonda konuşulup kalırsa, aynı kayıt bir sonraki ay yeniden araştırılabilir. Görüşmenin sonucunu ilgili işlemle birlikte değerlendirmek, hem üyeyi tekrar tekrar arama ihtiyacını hem de personelin aynı dosya üzerinde harcadığı zamanı azaltır.

Aidat kontrolünde önce eldeki listenin hangi kuruma ve hangi aya ait olduğunun bilinmesi gerekir. Örneğin nisan ayına ait bir kurum dosyasını mayıs kontrolüne dâhil etmek, o kurumun üyeleri için yanıltıcı bir sonuç oluşturabilir. Bu yüzden listelerin dosya adı kadar dönem bilgisi de önemlidir.

Rönesis PRO’da KBS’den alınan TXT dosyaları ve Excel listeleri işlenerek üye kayıtlarıyla karşılaştırılabilir. Hatalı, çakışan veya eşleşmeyen kayıtlar ayrı incelenir. Bu, uzun listelerde isimleri tek tek arayarak yapılan kontrolün yükünü azaltır.

Kurumun listeyi PDF olarak gönderdiği durumda da bilgilerden yararlanılabilir. PDF içindeki üye ve aidat alanları çıkarılır; kaynak sayfa ile oluşan kayıtlar birlikte görüntülenir. Kontrol ve kullanıcı onayının ardından aktarım yapılır. Böylece personel, bir isim veya tutar üzerinde tereddüt yaşadığında doğrudan belgenin ilgili sayfasına dönebilir.

Buradaki kolaylık, yalnızca dosyayı sisteme yüklemekle sınırlı kalmaz. Rönesis PRO’nun PDF işleme bölümünde kaynak belgeye, işlem geçmişine ve karşılaştırma sonuçlarına yeniden ulaşılabilir. Sonradan bir farklılık araştırılırken “Bu kayıt hangi listeden gelmişti?” sorusu için eski e-postalar arasında arama yapılmasına duyulan ihtiyaç azalır.

Bir kurumun bütün üyeleri aidat kontrolünde eksik görünüyorsa, önce o kurumun listesinin gelip gelmediğine bakmak gerekir. Dosyanın beklenmesiyle, dosyada belirli bir üyenin bulunmaması farklı takip gerektirir.

Rönesis PRO’nun Tevkifat Toplama Sistemi üzerinden seçilen dönem için işyerlerine e-posta ile liste talebi gönderilebilir. Gelen dosya, ilgili işyeri ve dönem altında görülür; uygun dosyalar aidat aktarımına hazırlanır. Aidat birimi böylece hangi kurumdan dosya beklendiğini, hangisinin dosya gönderdiğini aynı çalışma alanında takip edebilir.

Bu bilgi, şubeyle yapılan görüşmeyi de somutlaştırır. “Bu kurumda aidatlar eksik görünüyor” yerine, “Bu kurumun mayıs listesi henüz ulaşmadı” denildiğinde kiminle görüşüleceği ve hangi belgenin isteneceği daha açık hâle gelir.

Aidat listeleri incelenirken mali işler biriminin bir sorusu daha vardır: Kurumun gönderdiği kesintiler sendikanın hesabına ulaşmış mı?

Rönesis PRO’da banka hesabı sisteme bağlanarak güncel hesap hareketleri görüntülenebilir ve ödeme göndermeyen kurumlar takip edilebilir. Bu görünüm, aidat listeleriyle banka tahsilatını birlikte inceleyen personelin kontrolünü kolaylaştırır.

Örneğin kesinti listesi ulaşmış, ancak ilgili ödeme henüz hesap hareketlerinde görülmüyorsa kurumla tahsilat üzerinden görüşülür. Listede adı bulunmayan bir üye içinse üyelik ve kesinti kayıtlarına bakılır. Böylece her eksiklik, kendi nedeni üzerinden ele alınır.

Üyeliği devam eden bir öğretmenin aynı hizmet kolunda başka bir ildeki okula tayin olduğunu düşünelim. Eski şubenin üye sayısı azalırken yeni şubenin sayısı artacaktır. Bu değişiklik, genel merkezin raporunda görev yeri ve şube nakli olarak izlenmelidir.

Kayıt eski okulda kalırsa aidat listesiyle işyeri bilgisi uyuşmayabilir. Yeni şubede ikinci bir kayıt açılması ise aynı üyenin geçmiş işlemlerinin farklı kayıtlara dağılmasına yol açabilir. Bu nedenle nakilde mevcut üyelik dosyasının korunması ve yeni görev yerinin bu dosyayla ilişkilendirilmesi önemlidir.

Rönesis PRO, üye kaydının başlangıcında T.C. kimlik numarası üzerinden mevcut aktif üyeliği kontrol eder. İşyeri DETSİS üzerinden seçildiğinde kurum, il ve ilçe bilgileri de kayda aktarılır. Aynı işyerinin farklı yazılışlarla kaydedilmesi yerine ortak işyeri bilgisi kullanılır.

Otomatik Nakil Sistemi ise desteklenen veri akışları üzerinden görev yeri değişikliklerini düzenli olarak inceler. Değişiklik tespit edildiğinde yeni görev yerine uygun şube belirlenir, eski ve yeni şube bilgilendirilir ve bağlantılı kayıtlar güncellenir. Böylece naklin iki şube arasında ayrıca hatırlatılması gereken işlemleri azalır.

Bu takip, 15 Mayıs hazırlığında özellikle şu sorunun cevaplanmasına yardımcı olur: Üyemiz hâlâ eski işyerinde mi görünüyor, yoksa yeni işyeri ve şube bilgileri kayda yansımış mı?

Şubenin elinde güncel, genel merkezin elinde eski bir liste bulunduğunu varsayalım. Şube yeni üyeleri eklemiş, birkaç nakli işlemiş ve aidatı görünmeyen üyelerle görüşmüş olsun. Bu değişiklikler yalnızca şubenin dosyasında kalırsa genel merkez aynı kişileri yeniden kontrol etmek zorunda kalır.

Rönesis PRO’da genel merkez, şube ve temsilcilik kullanıcıları kendilerine tanımlanan görev ve bölge yetkileriyle ortak kayıtlar üzerinde çalışır. Üyelik, belge, mali işler ve iletişim süreçlerinde aynı üye bilgileri kullanılabilir. Bu yapı, şubelerin her değişiklikten sonra genel merkeze yeni bir liste göndermesine duyulan ihtiyacı azaltır.

Yönetim açısından da yalnızca toplam üye sayısını görmek yeterli olmaz. Hangi şubede yeni üyelik artmış, hangi işyerinde aidat takibi gerekiyor, hangi bölgede istifa hareketi var? Bunlar üzerinde inceleme yapılabilmelidir.

Rönesis PRO’nun raporlama ekranlarında aktif üyeler, yeni üyelikler ve istifalar görüntülenebilir. Yetkili kullanıcılar özet göstergelerden ilgili listelere, il görünümünden ilçe, şube ve işyeri ayrıntılarına geçebilir. Böylece sayıdaki değişimin hangi kayıtlardan kaynaklandığı araştırılabilir.

Sade arayüzün günlük işteki karşılığı da budur: Bir sayıyı gördükten sonra o sayıyı oluşturan üyeleri bulabilmek, ilgili kaydı açabilmek ve gerekli incelemeyi fazla işlem yapmadan sürdürebilmek. Raporlama ekranlarının bu şekilde bağlantılı olması, özellikle yoğun dönemlerde kullanımı kolaylaştırır.

Aylık üyelik ve aidat takibi düzenli yürütüldüğünde, tespit öncesindeki çalışma daha çok açık kalan dosyaların tamamlanmasına dönüşür. Sendikanın iç hazırlığında şu başlıkların birlikte gözden geçirilmesi yararlı olur:

• Yeni üyelikler: EK-1, kabul bilgileri, üyelik üst yazısı ve kurum bildiriminin tamamlanma durumu.
• İlk aidatı beklenen üyeler: Kontrol dönemi geldiği hâlde aidatı görünmeyenler ve bunlar için yapılan incelemeler.
• Aidattan düşen üyeler: Son aidat dönemi, şube veya üye görüşmesinin sonucu ve tamamlanacak işlemler.
• Nakil ve ayrılışlar: Güncel görev yeri, şube bağlantısı, çekilme başvuruları ve geçerlilik tarihleri.
• Kurum dosyaları: İlgili dönemin kesinti listeleri, beklenen belgeler, banka tahsilatları ve açıklama gerektiren farklılıklar.
• Tespit belgeleri: Kurumla karşılaştırılan listeler, farklılıklara ilişkin dayanak belgeleri ve imzalı tutanaklar.

Örneğin sendikanın hazırlık listesinde 420, kurumun karşılaştırma listesinde 414 üye bulunduğunu düşünelim. İnceleme, aradaki altı ismin belirlenmesiyle başlar. Bu kişilerin belgelerine, bildirimlerine, görev yerlerine ve aidat kayıtlarına bakıldığında kurumla görüşülecek konu da belirginleşir.

Burada amaç, farklılığı yalnızca bir toplam olarak bildirmek yerine, ilgili isim ve belge üzerinden açıklayabilmektir. Resmî tespit kurumda düzenlenen tutanaklar ve Bakanlığın değerlendirmesi üzerinden ilerler; sendikanın hazırladığı kayıtlar bu çalışmaya dayanak sağlar.

Tespit sırasında kullanılan listelerin tarihleriyle birlikte saklanması da önemlidir. Haziranda alınan güncel bir üye listesiyle mayısta yapılan karşılaştırmayı yeniden kurmaya çalışmak yerine, o çalışmada kullanılan dosyaya ulaşılabilmelidir. Gereken yazışmalar Rönesis PRO’nun belge yönetimi üzerinden hazırlanabilir; ilgili kurum, üye, ek ve imza bilgileri belgeye eklenebilir.

Sonuçlar yayımlandığında inceleme geciktirilmemelidir. Kanun, üye sayılarının yanlışlığı iddiasıyla yapılacak itiraz için yayım tarihinden itibaren beş iş günü öngörür.

Üyelik ve aidat kontrolünü kolaylaştırırken listelerin kimler tarafından görülebildiği de düşünülmelidir. Sendika üyeliği bilgisi, KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Bu nedenle bir şubenin kontrol yapması için bütün sendikanın üye listesinin kendisiyle paylaşılması yerine, görev alanına uygun erişim sağlanması esas alınmalıdır.

Rönesis PRO’da erişimler rol, bölge ve işlem bazında düzenlenebilir. Kullanıcı işlemlerinin izlenmesi, düzenli yedekleme ve kontrollü erişim mekanizmaları kayıtların korunmasını destekler. Ana uygulama verileri Turkcell Veri Merkezi altyapısında barındırılır.

Üye sayısı arttıkça yalnızca üye listesi büyümez; her ay yeni aidat kayıtları, yazışmalar, bildirimler ve işlem geçmişleri eklenir. Rönesis PRO’nun GraphQL tabanlı servis yapısı ve yüksek veri hacmini desteklemek üzere geliştirilen mimarisi, bu kayıtların farklı modüllerde birlikte kullanılmasına yönelik olarak tasarlanmıştır. Böylece kullanım kolaylığı, artan kullanıcı ve işlem yükünü karşılamayı hedefleyen altyapıyla desteklenir.

Kayıtlarını Excel’de veya başka bir yazılımda tutan bir sendika için ilk soru çoğu zaman şudur: “Üyelerimizi ve mevcut bilgilerimizi yeni sisteme nasıl taşıyacağız?”

Rönesis ekibi, mevcut verilerin yapısını değerlendirir; aktarılabilecek kayıtlar için geçiş planını hazırlar. Şube ve temsilcilik düzeni, kullanılacak modüller ve kullanıcı yetkileri bu planın içinde ele alınır. Veri aktarımı doğrulama adımlarıyla yürütülür; test ve eğitim sonrasında sistem kullanıma açılır.

Eğitimler de personelin görevine göre planlanır. Üyelik işlemlerini yapan kullanıcıyla aidat takibini yapan kullanıcının ihtiyaçları farklıdır. Rönesis PRO’nun devreye alma ve eğitim hizmetleri, ekiplerin kendi günlük işlerini sistemde yürütebilmesini destekler; kullanım başladıktan sonra da destek süreci devam eder.

Böylece sendika, yeni bir yazılımın yanında mevcut çalışma düzenini bu sisteme taşıyacak veri aktarımı, eğitim ve destek hizmetlerinden de yararlanır.

İşyeri temsilcisinin aldığı başvurunun üyeliğe dönüşmesi, üyelik yazısının kuruma ulaşması, ilk aidatın takip edilmesi ve tayin olan üyenin yeni işyerinde görünmesi birbirini tamamlayan işlerdir. Bu işler zamanında yapıldığında 15 Mayıs hazırlığı da daha anlaşılır ve yönetilebilir hâle gelir.

Rönesis PRO’nun katkısı, bu aşamaları aynı üyelik kaydı etrafında buluşturmasıdır. Şube yaptığı işlemi, genel merkez güncel üyelik durumunu, aidat birimi de ilgili dönem kayıtlarını yetkisi kapsamında takip edebilir.

“Üyemiz neden listede görünmüyor?” sorusuna cevap ararken belgeye, bildirime ve aidat geçmişine ulaşabilmek, doğru kayıt tutmanın günlük işteki en somut karşılığıdır.