Sendika Üye Takip Programı Nedir? Üye Takibi Nasıl Yapılmalı?
Sendika üye takip programı; sendikanın üyelerine ait kayıtları yalnızca bir isim ve telefon listesinden ibaret olmadan, üyelik süreciyle birlikte takip etmesini sağlayan yazılım altyapısıdır.
Bir kamu görevlileri sendikasında üye kaydı zaman içinde değişir. Üye yeni bir kuruma atanabilir, işyeri veya şubesi değişebilir, aidatı kesilmeyebilir, ücretsiz izne ayrılabilir, başka bir hizmet koluna geçebilir veya üyelikten çekilebilir.
Bu nedenle sağlıklı üye takibi:
“Kaç üyemiz var?”
sorusundan daha fazlasına cevap vermelidir.
Aynı zamanda:
Kim üye? Nerede çalışıyor? Hangi şubeye bağlı? Üyeliği ne zaman başladı? Aidatı geliyor mu? Görev yeri değişti mi? Üyelikten çekilme sürecinde mi? Hangi belgeler düzenlendi?
sorularının da aynı kayıt üzerinden cevaplanabilmesi gerekir.
Kısa Cevap: Sendika Üye Takip Programı Nedir?
Sendika üye takip programı, üyelerin kimlik, iletişim, kurum, işyeri, şube ve üyelik bilgilerinin merkezi biçimde tutulmasını; üyelik hareketlerinin, belgelerin, aidat durumunun ve raporların ilgili üye kaydıyla ilişkilendirilmesini sağlayan sistemdir.
İyi bir üye takip sisteminin en az şu yapıyı desteklemesi gerekir:
| Alan | Takip edilmesi gereken |
|---|---|
| Üye sicili | Kimlik, iletişim ve üyelik bilgileri |
| Kurum / işyeri | Üyenin güncel görev yeri |
| Teşkilat | Şube ve temsilcilik ilişkisi |
| Üyelik süreci | Başvuru, kabul, üye ve karar numarası |
| Belgeler | EK-1, üyelik üst yazısı ve ilgili belgeler |
| Aidat | Dönemsel kesinti ve ilk/son aidat hareketleri |
| Üyelik hareketleri | Nakil, çekilme, emeklilik, vefat vb. |
| Yetkilendirme | Hangi kullanıcının hangi üyeleri görebileceği |
| Raporlama | Kurum, işyeri, şube, dönem ve bölge bazlı analiz |
| İşlem geçmişi | Üye kaydında yapılan değişikliklerin takibi |
Rönesis PRO’nun Üye Kayıt Yönetiminde de kimlik, iletişim, kurum, işyeri ve üyelik bilgileri aynı üye kaydı içerisinde kullanılabiliyor; şube ve temsilcilik erişimleri rol ve bölge bazında sınırlandırılabiliyor.
İçindekiler
İlgili Rönesis PRO Modülleri
İlgili Rönesis PRO Modülleri
Sendika Üye Takibi Sadece Üye Listesi Tutmak mıdır?
Hayır.
Bir Excel dosyasında:
Ad Soyad | Telefon | Kurum | Üye No
sütunlarının bulunması bir üye listesi oluşturur.
Ancak gerçek bir üye takip sistemi, üyeyi zaman içerisindeki hareketleriyle birlikte ele almalıdır.
Örneğin bir üyenin:
- başvurusu alınmış olabilir,
- üyeliği kesinleşmiş olabilir,
- kurum bildirimi yapılmış olabilir,
- aidatı henüz başlamamış olabilir,
- farklı bir işyerine geçmiş olabilir,
- başka bir şubeye bağlanmış olabilir,
- üyelikten çekilme sürecine girmiş olabilir.
Bu durumların tamamını yalnızca “aktif / pasif” sütununa indirgemek sendikanın gerçek çalışma düzenini yansıtmaz.
Daha doğru yaklaşım:
Üye → üyelik durumu → kurum → işyeri → şube → aidat → belge → işlem geçmişi
ilişkisini korumaktır.
Sendika Üye Takip Programında Hangi Bilgiler Bulunmalı?
Her sendikanın çalışma düzeni farklı olabilir. Ancak temel bir üye sicilinde bazı veri grupları ortak ihtiyaçtır.
Kimlik ve İletişim Bilgileri
Üyenin temel kimlik, telefon, e-posta ve gerektiğinde adres bilgileri tutulabilir.
Ancak gereksiz veri toplamak yerine sendikanın gerçekten ihtiyaç duyduğu alanlar tanımlanmalıdır.
Üyelik Bilgileri
Örneğin:
- üyelik başlangıç tarihi,
- üye numarası,
- karar numarası,
- üyelik durumu,
- üyelik kaynağı,
- varsa önceki üyelik bilgileri
aynı üye siciliyle ilişkilendirilebilir.
Kurum ve İşyeri Bilgileri
Özellikle kamu görevlileri sendikalarında bu alan kritik önemdedir.
Üyenin yalnızca “Sağlık Bakanlığı” gibi üst kurum bilgisi değil, fiilen görev yaptığı işyeri veya birim de gerektiğinde ayrı tutulmalıdır.
Şube ve Temsilcilik
Genel merkezde kayıtlı olan üyenin hangi şubenin veya temsilciliğin sorumluluk alanında bulunduğu görülebilmelidir.
Aidat Bilgileri
Üyelik kaydıyla aidat kaydının birbirinden tamamen kopuk tutulması üye takibini zayıflatır.
Sistem en azından:
- aidatı bulunan dönemleri,
- ilk aidatı,
- önceki döneme göre aidatı kaybolan üyeleri,
- üyelik durumu ile aidat arasındaki farkları
kontrol edebilmelidir.
Kurum ve İşyeri Bilgisi Neden Standart Tutulmalı?
Sendikalarda sık görülen veri sorunlarından biri aynı işyerinin farklı kullanıcılar tarafından farklı isimlerle kaydedilmesidir.
Örneğin:
Ankara Eğitim Araştırma Hastanesi Ankara EAH Ankara Eğitim ve Araştırma Hast.
aynı işyerini ifade ettiği halde üç ayrı kayıt gibi oluşabilir.
Bu durumda:
- gerçek üye sayısı,
- işyeri bazındaki rapor,
- şube dağılımı,
- aidat kontrolü,
- örgütlenme analizi
yanlış sonuç verebilir.
Örneğin Rönesis PRO’da işyeri DETSİS kayıtları üzerinden seçildiğinde ilişkili kurum, il ve ilçe bilgileri üyelik kaydına aktarılabiliyor.
Bu nedenle iyi bir üye takip sisteminde:
“Kurum adı yaz”
yerine mümkün olduğunca standart kurum ve işyeri seçimi tercih edilmelidir.
Üye ve Karar Numarası Nasıl Takip Edilmeli?
Üyelik kaydı yalnızca T.C. kimlik numarası veya ad-soyadla takip edilmemelidir.
Sendika içindeki üyelik sicili açısından üye numarası ve üyelik kabulüyle ilişkili karar bilgisi de önemlidir.
Özellikle:
- genel merkez,
- farklı şubeler,
- temsilcilikler
aynı anda yeni üyelik kaydı oluşturabiliyorsa merkezi numaralandırma ihtiyacı ortaya çıkar.
Örneğin Rönesis PRO’da üyelik kaydı tamamlandığında üye numarası merkezi ve ardışık biçimde oluşturulabiliyor; karar numarası aynı üyelik kaydıyla ilişkilendirilebiliyor.
Bunun amacı yalnızca otomatik numara üretmek değildir.
Asıl amaç:
Aynı üyenin üyelik kaydı, karar işlemi ve belgelerinin birbirinden kopmamasıdır.
EK-1 ve Üyelik Belgeleri Üye Kaydıyla Bağlantılı Olmalı mı?
Evet.
Kamu görevlileri sendikalarında üyelik sürecinde EK-1, üyelik üst yazısı ve gerektiğinde farklı üyelik belgeleri kullanılır.
Bu belgelerin üye bilgilerinden ayrı Word dosyalarında hazırlanması tekrar veri girişine neden olabilir.
Örneğin kullanıcının:
- 1. üye kaydına kurum adını girmesi,
- 2. EK-1’e tekrar yazması,
- 3. üst yazıya tekrar yazması,
- 4. kurum bildiriminde tekrar seçmesi
hem iş yükünü hem hata ihtimalini artırır.
Örneğin Rönesis PRO’da üye kaydındaki bilgilerle EK-1 ve üyelik üst yazısı hazırlanabiliyor; belgeler üye kaydıyla ilişkilendirilerek PDF olarak alınabiliyor veya ilgili iletişim kanallarından paylaşılabiliyor.
EK-1’in hukuki sürecini EK-1 Sendika Üyelik Formu Nedir? rehberinde inceleyebilirsiniz.
Online Üyelik ile Üye Takip Programı Aynı Şey mi?
Hayır.
Üye takip sistemi, kesinleşmiş veya süreçte bulunan üyelik kayıtlarının yönetildiği ana yapıdır.
Online üyelik, adayın internet üzerinden başvuru yapmasını sağlayan başvuru kanalıdır.
Dolayısıyla:
Online başvuru → kontrol / kabul → kesin üyelik kaydı → üye takip sistemi
şeklinde bir ilişki kurulabilir.
Aynı durum dijital üyelik için de geçerlidir.
Örneğin Rönesis PRO’da online veya dijital başvurular yetkili kullanıcı tarafından değerlendirilip kesin üye kaydına aktarılabiliyor; üye ve karar numarası ile üyelik belgeleri bu aşamadan sonra oluşturulabiliyor.
Bu konunun ayrıntılarını Online Üyelik ve Dijital Üyelik Arasındaki Farklar rehberinde bulabilirsiniz.
Üye Takip Programı Aidat Takibi Yapmalı mı?
En azından üyelik ile aidat arasındaki ilişkiyi gösterebilmelidir.
Çünkü sendika açısından:
“Aktif üye sayımız 20.000.” ile “Bu ay 19.200 üyeden aidat geldi.”
aynı bilgi değildir.
Aradaki 800 kişinin tamamı sendikadan ayrılmış olmayabilir.
Örneğin:
- yeni üyedir ve ilk aidatı başlamamıştır,
- ücretsiz izindedir,
- görev yeri değişmiştir,
- kurum listesi eksiktir,
- üyelikten çekilme sürecindedir,
- emekli olmuştur,
- ilgili dönemde kesinti verisi henüz ulaşmamıştır.
Örneğin Rönesis PRO’da önceki dönemlerde aidatı olup mevcut dönemde kesintisi görünmeyen üyeler tespit edilebiliyor; üyelik durumu ücretsiz izin, emeklilik, vefat veya üyelikten çekilme gibi kategorilerle ilişkilendirilebiliyor.
Aidatın ayrıntılı operasyonunu Sendika Aidatı Nedir? ve Sendika Aidatı Kesintisi ve KBS Takibi rehberlerinde inceleyebilirsiniz.
Görev Yeri Değişen Üye Nasıl Takip Edilmeli?
Üye takip sisteminin en önemli işlerinden biri de üyenin yalnızca bugünkü işyerini değil, üyelik hareketini anlamlandırabilmesidir.
Bir üye:
A işyerinden → B işyerine
geçtiğinde şu sorular doğar:
- Hizmet kolu değişti mi?
- Üyelik devam ediyor mu?
- Şubesi değişti mi?
- Aidatı artık hangi kurumdan beklenecek?
- Eski kurum kaydı ne zaman kapandı?
- Yeni işyeri bilgisi güncellendi mi?
Bunun yalnızca üye kartındaki “Kurum” hücresini değiştirmek şeklinde yürütülmesi geçmişi kaybettirebilir.
Görev yeri değişikliğinin mevzuat tarafını EK-4 Nedir? rehberinde inceleyebilirsiniz.
Üyelikten Çekilen Üye Nasıl Takip Edilmeli?
Üyelikten çekilme de basitçe:
“Aktif = Hayır”
işlemi değildir.
Özellikle kamu görevlileri sendikalarında EK-3 bildirimi sonrasında üyelik aynı gün sona ermez; çekilmenin Kanundaki geçerlilik tarihi ayrıca dikkate alınır.
Bu nedenle sistemde örneğin:
aktif → çekilme sürecinde → üyeliği sona ermiş
gibi durumların birbirinden ayrılması yararlı olabilir.
Aynı şekilde:
- EK-3 teslim tarihi,
- üyeliğin sona erme tarihi,
- son aidat dönemi,
- çekilme gerekçesi
ayrı kayıtlar olarak değerlendirilebilir.
Örneğin Rönesis PRO’da aktif, ücretsiz izinli, kendi isteğiyle üyelikten çekilmiş, emekli ve vefat gibi üyelik durumları ayrı kategorilerde takip edilebiliyor; sendikalar ihtiyaçlarına göre farklı üyelik durumları da oluşturabiliyor.
Üyelikten çekilmenin hukuki sürecini Kamu Görevlileri Sendikasından Nasıl İstifa Edilir? rehberinde bulabilirsiniz.
Genel Merkez, Şube ve Temsilcilikler Aynı Sistemi Kullanmalı mı?
Çok şubeli sendikalarda ayrı Excel dosyaları ciddi bir veri sorunu oluşturabilir.
Örneğin:
Genel merkez: 25.400 üye Şubelerin toplamı: 25.730 üye
gibi bir tabloyla karşılaşılabilir.
Bunun nedenleri arasında:
- mükerrer kayıt,
- geç güncellenen üyelik,
- şube değişikliği,
- üyelikten çekilme bilgisinin merkeze ulaşmaması,
- görev yeri değişikliğinin yalnızca şubede tutulması
bulunabilir.
Daha sağlıklı yapı, genel merkez ve alt teşkilatın aynı merkezi kayıt sisteminde, ancak farklı erişim yetkileriyle çalışmasıdır.
Örneğin Rönesis PRO’da genel merkez, şube ve temsilcilik kullanıcılarının üye görüntüleme, kayıt oluşturma, güncelleme, belge hazırlama, aidat ve rapor erişimleri ayrı tanımlanabiliyor.
Bu sayede:
veri merkezi olur, erişim yetkisi yerel ihtiyaca göre sınırlandırılır.
Her Kullanıcı Bütün Üyeleri Görmeli mi?
Hayır.
Özellikle sendika verilerinde bu önemli bir güvenlik konusudur.
Bir şube kullanıcısının Türkiye genelindeki bütün üyelerin:
- T.C. kimlik numarasını,
- telefonunu,
- adresini,
- kurumunu,
- üyelik durumunu
görmesi görev açısından gerekli olmayabilir.
Doğru yaklaşım:
kullanıcının görevi + sorumluluk bölgesi + yapabileceği işlem
üzerinden erişim kapsamını belirlemektir.
Örneğin Rönesis PRO’da erişim ve işlem yetkileri genel merkez, şube ve temsilcilik rollerine göre ayrı tanımlanabiliyor.
Sendika Üyelik Verileri Neden Daha Sıkı Korunmalı?
Çünkü sendika üyeliği sıradan bir iletişim bilgisi değildir.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 6. maddesi kapsamında sendika üyeliği özel nitelikli kişisel veridir. KVKK da özel nitelikli verilerin diğer kişisel verilere göre daha sıkı korunması gerektiğini ve bunların işlenmesinde Kanundaki şartların yanında yeterli önlemlerin alınması gerektiğini belirtir.
Bu nedenle bir üye takip programı değerlendirilirken yalnızca:
“Kaç özellik var?”
sorusu sorulmamalıdır.
Aynı zamanda:
- kullanıcı yetkilendirmesi,
- erişim sınırları,
- işlem kayıtları,
- veri aktarım yöntemleri,
- yedekleme,
- kullanıcı değişiklikleri,
- hassas veri erişimi
gibi konular da değerlendirilmelidir.
Bu konunun ayrıntılarını Sendikalarda KVKK: Sendika Üyeliği Neden Özel Nitelikli Kişisel Veridir? rehberinde inceleyebilirsiniz.
Excel ile Sendika Üye Takibi Yapılabilir mi?
Küçük ve sınırlı listelerde Excel temel kayıt ihtiyacını karşılayabilir.
Sorun Excel’in “kötü” olması değildir.
Sorun sendikanın süreçleri büyüdükçe tek bir tablo modelinin yetersiz kalmasıdır.
Örneğin aşağıdaki ihtiyaçlar ortaya çıktığında Excel yönetimi zorlaşmaya başlar:
- aynı veriye birden fazla şubenin erişmesi,
- merkezi üye numarası oluşturulması,
- kullanıcı yetkilerinin ayrılması,
- üyelik belgelerinin üye kaydıyla ilişkilendirilmesi,
- kurum ve işyeri standardizasyonu,
- aidat ve üyelik karşılaştırması,
- görev yeri hareketlerinin geçmişi,
- hangi kullanıcının hangi kaydı değiştirdiğinin izlenmesi,
- farklı dönemlerin karşılaştırılması.
Excel hâlâ dışa aktarma, çalışma listesi veya analiz aracı olarak kullanılabilir.
Ancak ana üye sicili olarak onlarca farklı Excel dosyasının kullanılması, kayıtların birbirinden kopmasına neden olabilir.
Sendika Üye Takip Programı ile Sendika Yönetim Sistemi Arasındaki Fark Nedir?
Bu iki ifade birbirinin yerine kullanılabiliyor ancak kapsamları aynı değildir.
Sendika Üye Takip Programı
Öncelikle:
- üye kaydı,
- kurum/işyeri,
- üyelik hareketleri,
- üye belgeleri,
- aidat ilişkisi,
- raporlama
gibi üyeye odaklanan süreçleri yönetir.
Sendika Yönetim Sistemi
Üye yönetiminin yanında:
- aidat,
- teşkilat,
- resmî yazışma,
- EBYS,
- e-imza,
- KEP,
- hukuk,
- muhasebe,
- iletişim,
- mobil uygulama,
- yetkilendirme
gibi sendikanın daha geniş operasyonunu kapsayabilir.
Örneğin Rönesis PRO, üyelik, aidat, teşkilat, resmî yazışma, muhasebe, hukuk, iletişim ve üye hizmetlerini aynı yönetim sistemi altında birleştiriyor.
Bu nedenle:
Üye takip programı, sendika yönetim sisteminin önemli bir parçasıdır; ancak sendikanın bütün yönetim süreçlerinin tamamı değildir.
Bu ayrıntıyı Sendika Yönetim Sistemi Nedir? Sendika Yazılımı Hangi Süreçleri Yönetir? rehberinde bulabilirsiniz.
Sendika Üye Takip Programı Seçerken Nelere Bakılmalı?
Bu yazıyı genel “sendika yazılımı nasıl seçilir?” rehberinin yerine geçirmemeliyiz. Burada yalnızca üye yönetimi özelindeki kriterlere odaklanabiliriz.
| Kontrol | Sorulması gereken |
|---|---|
| Merkezi üye sicili | Genel merkez ve şubeler aynı kayıtla mı çalışıyor? |
| Mükerrer kontrol | Aynı kişi ikinci kez kaydedildiğinde kontrol var mı? |
| Kurum/işyeri | Standart kurum kayıtları kullanılabiliyor mu? |
| Üye numarası | Merkezi ve çakışmasız yönetilebiliyor mu? |
| Belgeler | EK-1 ve diğer belgeler üye kaydından hazırlanabiliyor mu? |
| Üyelik geçmişi | Nakil, çekilme, emeklilik gibi durumlar izlenebiliyor mu? |
| Aidat bağlantısı | Üye ile dönemsel aidat kayıtları karşılaştırılabiliyor mu? |
| Şube yetkileri | Kullanıcı yalnızca yetkili olduğu üyeleri görebiliyor mu? |
| Raporlama | Kurum, işyeri, il, ilçe ve şube bazında rapor alınabiliyor mu? |
| Veri güvenliği | Hassas üye verilerine erişim sınırlandırılabiliyor mu? |
| Veri aktarımı | Mevcut Excel veya eski sistem kayıtları kontrollü taşınabiliyor mu? |
| İşlem geçmişi | Kritik değişiklikler izlenebiliyor mu? |
Daha geniş yazılım seçimi için Sendika Yazılımı Nasıl Seçilir? 12 Maddelik Değerlendirme Kontrol Listesi rehberini inceleyebilirsiniz.
Eski Üye Kayıtları Yeni Programa Aktarılabilir mi?
İyi bir sistem değişikliğinde amaç:
“Eski Excel’i olduğu gibi içeri atalım.”
olmamalıdır.
Aktarım öncesinde mevcut kayıtların:
- mükerrer üyeler,
- eksik kurum bilgileri,
- farklı yazılmış işyerleri,
- aktif/pasif durumlar,
- eski ve güncel üyelikler,
- eksik iletişim bilgileri
açısından kontrol edilmesi gerekir.
Örneğin Rönesis PRO’da Excel dosyalarındaki toplu üye kayıtları aktarılabiliyor; alanlar eşleştirilebiliyor, mevcut kayıtlarla karşılaştırma yapılabiliyor ve eksik bilgiler ayrı listelerde değerlendirilebiliyor.
Bu nedenle veri aktarımını yalnızca teknik bir dosya yükleme işi değil, aynı zamanda veri temizliği ve kayıt standardizasyonu olarak ele almak daha doğru olur.
Üye Takip Programında Hangi Raporlar Olmalı?
Üye sayısı tek başına yeterli bir rapor değildir.
Sendikanın örgütlenme açısından şu sorulara cevap verebilmesi daha anlamlıdır:
- Bu ay kaç yeni üye geldi?
- Kaç üye üyelikten çekildi?
- Net üye değişimi nedir?
- Hangi kurumda üye sayısı arttı?
- Hangi işyerinde azaldı?
- Hangi şubenin üye sayısı değişti?
- Aidatı önceki aya göre görünmeyen kaç üye var?
- Hangi bölgede örgütlenme artıyor?
Örneğin Rönesis PRO’da üye dağılımları il, ilçe, kurum, işyeri ve şube kırılımlarında incelenebiliyor; aktif üye, yeni üyelik, üyelikten çekilme, net değişim ve aidat gelirleri dönemsel karşılaştırılabiliyor.
Bu raporların amacı yalnızca tablo üretmek değil:
üye hareketinin nedenini anlayabilmek olmalıdır.
15 Mayıs İçin Üye Takip Programı Neden Önemlidir?
15 Mayıs üye sayısı tespiti yaklaşınca üye kayıtlarını temizlemeye başlamak geç olabilir.
Sağlıklı hazırlık yıl boyunca:
- üyeliklerin,
- kurum bildirimlerinin,
- aidatların,
- görev yeri değişikliklerinin,
- üyelikten çekilmelerin
güncel tutulmasına bağlıdır.
Örneğin sistemde 15.000 aktif üye görünürken aidat listesinde 14.400 kişinin bulunması durumunda yalnızca toplam farka bakmak yeterli değildir.
Aradaki 600 kişinin:
- yeni üye,
- ücretsiz izinli,
- görev yeri değişmiş,
- çekilme sürecinde,
- aidat listesi henüz gelmemiş
olup olmadığı açıklanabilmelidir.
15 Mayıs sürecinin mevzuat ve operasyon tarafını 15 Mayıs Üye Sayısı Tespiti rehberinde inceleyebilirsiniz.
Rönesis PRO’da Sendika Üye Takibi Nasıl Yapılır?
Rönesis PRO’nun Üye Kayıt Yönetimi, üyelik kaydını diğer sendika süreçlerinden ayrı bir tablo olarak ele almaz.
Üye kaydı;
kimlik ve iletişim bilgileri → kurum ve işyeri → şube/temsilcilik → üyelik bilgileri → belgeler → aidat → iletişim → işlem geçmişi
ile ilişkilendirilebilir.
Sistem içerisinde:
- T.C. kimlik numarası üzerinden kayıt kontrolü,
- mevcut aktif üyelik kontrolü,
- DETSİS üzerinden işyeri seçimi,
- merkezi üye ve karar numarası,
- EK-1 ve üyelik üst yazısı oluşturma,
- rol ve bölge bazlı kullanıcı yetkilendirmesi,
- Excel üzerinden toplu üye aktarımı,
- üyelik durumlarının ayrı takibi,
- dönemsel üye hareketleri,
- aidattan düşen üyelerin belirlenmesi
gibi süreçler aynı üye kayıt yapısıyla ilişkilendirilebilir.
Buradaki temel farkı tek cümleyle şöyle ifade edebiliriz:
Amaç üyeyi yalnızca kaydetmek değil, üyeliğin başlangıcından kurum ve aidat değişikliklerine, üyelikten ayrılmaya kadar oluşan hareketleri aynı sicil üzerinden takip edebilmektir.
Sendika Üye Takip Programı Hakkında Sık Sorulan Sorular
Sendika üye takip programı nedir?
- Sendika üyelerinin kimlik, iletişim, kurum, işyeri, şube, üyelik, belge ve ilgili dönemsel kayıtlarının merkezi biçimde yönetilmesini sağlayan yazılımdır.
Excel ile sendika üye takibi yapılabilir mi?
- Temel listeler tutulabilir. Ancak şube yetkilendirmesi, merkezi numaralandırma, işlem geçmişi, kurum standardizasyonu, belge ve aidat bağlantısı gibi ihtiyaçlar arttıkça yalnızca Excel’e dayalı yapı yetersiz kalabilir.
Üye takip programında aidat olmalı mı?
- Üye takip sistemi en azından üyenin aidat kayıtlarıyla ilişkilendirilebilmesini sağlamalıdır. Ayrıntılı mali operasyon ayrı aidat modülünde yürütülebilir.
Şubeler aynı üye sistemini kullanabilir mi?
- Merkezi sistemlerde şubeler aynı veri yapısı üzerinde çalışabilir; ancak her şubenin yalnızca yetkili olduğu üye ve işlemlere erişmesi sağlanabilir.
Sendika üyelik bilgisi kişisel veri midir?
- Evet. Üstelik KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve buna uygun koruma tedbirleri gerektirir.
Üye takip programı ile sendika yönetim sistemi aynı mı?
- Tam olarak değil. Üye takip programı üyelik siciline odaklanır. Sendika yönetim sistemi ise üyeliğin yanında aidat, teşkilat, evrak, hukuk, muhasebe, iletişim ve diğer süreçleri de kapsayabilir.
Mevcut Excel üye listeleri yeni sisteme aktarılabilir mi?
- Kullanılan sisteme göre mümkündür. Rönesis PRO’da Excel kayıtları toplu olarak aktarılabiliyor ve aktarım sırasında alan eşleştirme ile mevcut üye kayıtlarıyla karşılaştırma yapılabiliyor.
Üyelikten çekilen kişi sistemden silinmeli mi?
- Genel olarak üyelik geçmişini tamamen silmek yerine kişinin üyelik durumunun ve geçmiş işlemlerinin hukuki saklama/işleme şartlarına uygun biçimde yönetilmesi daha anlamlıdır. Kişisel verilerin ne kadar süreyle tutulabileceği ise ilgili hukuki yükümlülükler ve veri işleme amacı üzerinden ayrıca değerlendirilmelidir.
Sonuç: Üye Takibi Bir Liste Değil, Üyelik Geçmişidir
Sendika üye takip programının temel amacı yalnızca:
“Üyelerimizin isimlerini kaydetmek”
olmamalıdır.
Sağlıklı üye takibi:
başvuru → üyeliğin kesinleşmesi → üye ve karar numarası → kurum/işyeri → şube → belge → aidat → görev yeri değişikliği → üyelikten çekilme veya diğer durumlar
arasındaki ilişkiyi korumalıdır.
Özellikle kamu görevlileri sendikalarında kurum, işyeri, hizmet kolu, aidat ve şube ilişkileri değişebildiği için tek bir üye kaydının zaman içindeki hareketini görebilmek önemlidir.
Rönesis PRO, üyelik kayıtlarını kurum, işyeri, teşkilat, belge, aidat ve raporlama süreçleriyle bağlantılı biçimde yöneterek bu yapıyı merkezi üye sicili üzerinden yürütmeyi destekler.
Ancak daha geniş kapsamda aidat, resmî yazışma, EBYS, hukuk, muhasebe ve iletişim gibi süreçlerin tamamı değerlendirilecekse konu artık yalnızca üye takip programı değildir; sendika yönetim sistemi düzeyine geçer. Rönesis PRO’nun mevcut ürün yapısı da üyelikten aidata, teşkilattan resmî yazışma ve iletişime kadar bu daha geniş süreçleri bir araya getirir.